Порядок заключения трудового договора, его сроки, а также включение дополнительных условий предполагает множество действий, за которыми бывает трудно уследить, особенно если штат работников на предприятии достаточно обширный.
Именно поэтому в большинстве случаев для упорядочения сведений и соблюдения законных требований при работе с оговоренными документами ведется журнал регистрации трудовых договоров, который позволяет избежать многих ошибок и нарушения сроков, установленных законом.
Содержание
Основные понятия и определения
Трудовой договор является основным документом, утверждающим условия сотрудничества между работником и работодателем, в котором указана не только трудовая функция будущего сотрудника, но и размер вознаграждения за труд, режим работы, а также дата возникновения трудовых отношений и ряд других обязательных условий закрепленных в ст.57 ТК РФ.
На основании норм закона договор считается заключенным и вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Но в случае, если в оговоренном документе дата не была указана, договор в соответствии со ст. 61 ТК РФ все же считается заключенным, однако приступить к своим обязанностям работник должен только на следующий день после подписания соответствующих документов. На практике, подобное упущение создает путаницу, которой возможно избежать, заведя журнал регистрации договоров.
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ, предназначенный для регистрации заключенных на предприятии договоров о сотрудничестве, а также дополнительных соглашений, с указанием сроков заключения, внесения изменений и расторжения. Журнал не входит в число обязательных документов, которые следует вести при кадровом делопроизводстве, но учитывая нюансы движения штатных единиц, а также многообразие трудовых отношений он необходим для фиксации и контроля всех правоотношений, возникших на предприятии.
Назначение и преимущества его ведения
Несмотря на то, что данный журнал не упомянут в Перечне типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Министерства культуры №558, на практике его ведение дает множество преимуществ.
К примеру, в соответствии с нормами ст.67 ТК РФ работодатель обязан заключить договор в двух экземплярах, одни из которых должен передать работнику. В журнале делается отметка о выдаче договора сотруднику с указанием даты и его подписью. Таким образом, в судебном порядке, трудящийся уже не сможет обвинить предприятие в уклонении от оформления трудовых отношений.
Также в журнале указывается дата заключения договора, должность работника и срок сотрудничества, в случае если заключен срочный трудовой договор. На основании ст.79 ТК РФ руководство предприятия обязано уведомить работника о прекращении срока действия договора за три дня и в письменном виде. Но ведь срочный договор можно заключить и на несколько лет и дату прекращения трудовых отношений многие не будут помнить, но с помощью журнала все сроки можно легко отследить и соответственно выполнить все обязательства.
Удобен журнал и при регистрации договоров совместителей, о чем делается соответствующая отметка в журнале, так как правовое регулирование работы совместителей тоже имеет свои особенности. В частности, при увольнении дополнительных работников тоже предусмотрен срок уведомления об увольнении, на основании ст.288 ТК РФ, а именно две недели, в случае приема основного служащего.
Помимо вышеперечисленных данных в журнал регистрации договоров также вносят данные о заключенных дополнительных соглашениях, которые имеют место в случае изменения условий трудового договора на основании ст.72 ТК РФ либо при внутреннем совмещении должностей (ст.60.2 ТК РФ).
Также данный документ удобен для составления статистической отчетности, к примеру, среднесписочной численности работников, либо отслеживания движения кадров, выдачи различных справок касающейся трудовой деятельности работников. Удобен журнал для сотрудников, которые занимаются его ведением еще и тем, что при составлении любого кадрового отчета перебирать пыльные пачки договоров в большом количестве и выбирать нужные данные и тратить много времени не приходиться, ведь все нужные сведения уже зафиксированы.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Кто занимается его ведением
Как правило, ведением журнала занимается специалист кадрового отдела либо менеджер по персоналу, то есть специалист в чьи должностные обязанности входит ведение кадровой работы на предприятии. Именно с помощью данных, отраженных в журнале, кадровый работник имеет возможность не только оформить справку для работников о приеме и увольнении, но и отследить перемещение сотрудников предприятия за весь период трудовой деятельности.
В настоящее время, как свидетельствует практика при проверке контролирующими органами, например, Трудовой инспекцией или Службой труда и занятости, именно журнал, наряду с другими документами, требуют предъявить в подтверждение существующих трудовых отношений с тем или иным сотрудником. Также в спорных ситуациях, особенно, если это привело к судебным разбирательствам, журнал становится весомым доказательством соблюдения прав работника и исполнения норм трудового законодательства.
Бумажный вариант
Любой документ имеет юридическую силу только в том случае, если оформлен в соответствии с установленными правилами. Существуют такие правила и для журнала регистрации трудовых договоров.
Требования к оформлению
Учитывая, что хранение документов, регистрирующих данные по личному составу, относятся к документам длительного хранения, а это 75 лет, журнал должен иметь твердую обложку из картона либо жесткой бумаги, и регистрационные листы из плотной бумаги, также журнал должен иметь переплет.
В соответствии с установленными правилами ведения документов, данный документ должен быть пронумерован и прошит в нижнем левом углу капроновой нитью, концы которой закрепляются на задней обложке с помощью узла и небольшого квадрата бумаги, на котором указывается количество листов и ставиться подпись уполномоченного лица, дата и печать организации.
На верхней обложке указывается регистрационный номер журнала в соответствии с присвоенным номенклатурным номером, дата начала ведения журнала, полное название организации и название документа.
Правила и образец заполнения
При приеме нового сотрудника и заключении трудового договора в журнал вносятся данные по следующему образцу:
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Внесение изменений и исправление ошибок
Учитывая, что ведение журнала регистрации договоров не обязательно и правил для его ведения не разработано, внесения изменений либо исправлений следует осуществлять по аналогии с ведением журнала о движении трудовых книжек. То есть в графе примечание следует внести следующие данные: “Запись № Х внесена ошибочно и аннулирована”. Затем вноситься уже новая запись с новым регистрационным номером, естественно с правильными данными.
Ни в коем случае в журнале не допускается зачеркивание, исправление данных от руки либо с использованием корректора, подобные действия могут в судебном порядке, расценены как попытка подтасовки и введение суда в заблуждение.
Электронный вариант
На каждом предприятии помимо нормативных законов принятых на федеральном и местном уровне действуют и локальные акты, которые регулируют не только основную деятельность предприятия, но и ведение делопроизводства.
Если в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, на предприятии установлена форма журнала регистрации трудовых договоров без графы с подписью принятых сотрудников либо кадрового работника, то оговоренный журнал можно вести и в электронном виде, так как это существенно снизить затраты труда и время на составление различных отчетов. Но, учитывая сложившуюся практику лучше всего обратиться к бумажному варианту и с наличием всех нужных подписей работников.
Особенности учета допсоглашений
В зависимости от разнообразия деятельности того или иного предприятия, а также периодичности внесения изменений в основной трудовой договор на многих предприятиях практикуют ведение двух журналов, в один из которых вносятся данные о трудовых договорах, а во второй о дополнительных соглашениях. Второй журнал ведется по аналогии с первым.
Если же в организации, дополнительные условия в трудовой договор вносятся не часто, то достаточно будет внесение данных в отдельную графу в журнале, где будет указана дата внесение изменений, основания, то есть приказ и его номер.
Правила оформления документов при приеме сотрудника на работу можно узнать из следующего видеоматериала:
Как регистрировать и нумеровать контракты
Конечно, контракты отличаются по своему смыслу от трудовых договоров, но, тем не менее, их регистрировать тоже нужно, так как в отличие от договора контракт заключается только на определенное время и расторгнуть его можно только по окончании срока действия либо при нарушении условий.
Регистрация контрактов производиться по аналогии с регистрацией трудовых договоров, но учитывая их различный юридический смысл, для регистрации контрактов желательно предусмотреть ведение отдельного журнала, что создаст дополнительное удобство кадровым работникам при подготовке отчетности, так как работник, принятый на контрактной основе считается штатным сотрудником предприятия.
А вот при заключении гражданско-правовых договоров регистрация не осуществляется, так как работник привлекается для выполнения разовых работ и не является штатной единицей предприятия, на которую распространяется действие локальных актов предприятия и социальные гарантии.
Оставить комментарий