Как рассчитать среднесписочную численность штатных работников и для чего это нужно

число сотрудниковДовольно часто бизнесмены вне зависимости от формы ведения их деятельности сталкиваются с необходимостью расчета средней численности наемных работников. В основном, индивидуальные предприниматели и организации вынуждены указывать такую информацию в документах, которые предоставляются налоговому органу, пенсионному фонду (ПФР) или фонду социального страхования (ФСС).

Рассмотрим общие правила и конкретные нюансы, которые необходимо знать при подсчете данного показателя.

Зачем это нужно

необходимость подсчетаКаждый предприниматель, который пользуется наемной рабочей силой, имеет определенную текучку кадров. Она связанна с увольнением лиц, составлением новых трудовых договоренностей. За каждого такого работника ИП или организация обязаны платить определенные налоги.

Во избежание того факта, что в конце налогового периода в трудовых отношениях с работодателем остаются единицы наемных сотрудников по сравнению с более ранним периодом, было создано такое понятие как среднесписочная численность работников. Такая система являет собой предоставление информации не о количестве рабочей силы на определенную дату, а о количестве работников за весь налоговый период. При этом исчисляется оно исходя из срока, необходимого для предоставления информации и количества всех сотрудников, которые работали и работают на предпринимателя в течение отчетного периода.

Что учитывается при расчете

Для того, чтобы вычислить среднее количество работников необходимо:

  • количество лиц, которые работают полный день на каждое число рассчитываемого периода;
  • период расчета.

Важный момент: при расчете такого показателя в формуле не учитываются:

  • лица, которые работают по совместительству;
  • лица, которые пребывают в трудовых отношениях с работодателем, но находятся в декретном отпуске;
  • лица, которые пребывают в отпуске в связи с учебой при условии, что такой отпуск является безоплатным;
  • лица, которые работают неполное время (сокращенный рабочий день или неделя).

При этом нужно учитывать, что сотрудники, которые имеют сокращенную форму работы в связи с условиями труда, включаются в вычисление количества работников.

Все просчитанные данные заносятся в форму государственного образца и предоставляются налоговому органу по месту проживания индивидуального предпринимателя или по адресу регистрационного местонахождения юридического лица.

форма отчетностиВ таком документе сами расчеты не проводятся. Единственное, что нужно указать – непосредственно само количество работников состоянием на дату подсчета. При этом дробная часть не записывается в документ, а округляется: если первая цифра после запятой от 0 до 4 – то последнее число целой части остается неизменным, если же от 5 до 9 – к нему суммируем единицу. Эта информация указывается вместе с идентификационным кодом, адресом налогового органа, в который предоставляются такие сведения, именем или наименованием лица, которое подает заявление, проставлением подписи и даты.

Специалисты рекомендуют при подаче сведений иметь два заполненных образца такого документа. Одну из копий предприниматель отдает налоговому инспектору, а вторую оставляет себе, после того как этот работник поставит на нем соответствующую отметку о подаче сведений. Такие действия осуществляются для того чтобы иметь страховку на тот случай, если данные будут утеряны, и предпринимателя начнут обвинять в том, что он скрывает данные о наемных работниках.

Подробнее о подаче формы в налоговую службу вы можете узнать из видео:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок расчета

Расчет напрямую зависит от налогового периода, по которому предоставляются сведения. Ведь от того, какую систему налогообложения использует предприниматель, и определяется, как часто ему необходимо предоставлять информацию в налоговый орган: ежегодно, ежеквартально (раз в три месяца) или ежемесячно. Кроме того, в отдельных случаях возникает необходимость подсчета численности работников и за другие сроки (неполный месяц).

Общее правило гласит, что все налогоплательщики, которые имеют наемных работников, обязаны отчитываться по их количеству раз в год. При этом такая документация должна быть предоставлена налоговому органу не позднее 20 января последующего за отчетным года. Рассмотрим, как на практике можно найти годовую среднесписочную численность. Для этого существует специальная формула:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД, где

  • СЧР – среднесписочная численность работников.
  • КР1, КР2, КР3, КРn – количество работников за первый, второй, третий и эн-ные дни (в зависимости от количества дней в периоде, на который делается расчет).
  • КД – количество дней в налоговом периоде.

Пользуясь такой формулой, необходимо учесть, что для каждого месяца необходимо будет проводить свой расчет. Поэтому показатели КР и КД будут равны количеству дней в месяце, на который производится расчет.
формула подсчета

Примеры

ИП необходимо подсчитать среднюю численность работников за декабрь при условии, что до 15 числа включительно в трудовых отношениях с ним состояло 15 человек, с 16 по 28 декабря – 20 человек, а с 29 по 31 декабря – 22 человека. Пользуясь формулой, подсчитаем необходимую нам информацию за месяц, но упростим задание тем, что будем умножать количество дней на количество работников в определенный срок:

  • СЧР декабрь = (15 человек * 15 дней + 20 человек * 13 дней + 22 человека * 3 дня) / 31 день = 17,7 человек на день.

При этом, как говорилось выше, дробную часть мы округляем, и, поскольку после запятой у нас цифра 7, то среднестатистическое количество сотрудников у ИП за декабрь составит 18 человек.

Пользуясь такой схемой, вычисляют количество работников и для других периодов. Например, попробуем подсчитать такой показатель за квартал, то есть три месяца. К вышеприведенному примеру добавим еще два месяца – октябрь и ноябрь. В октябре у ИП трудовой договор был подписан с 25 работниками, их количество не менялось на протяжении всего месяца. В ноябре: с 1 по 18 число – 25 человек, а с 19 по 30 число — 15 работников.

Подсчитаем среднее количество наемной силы за октябрь:

  • СЧР октябрь = (25 работников * 31 день) / 31 день = 25 работников на день.

Для ноября:

  • СЧР ноябрь = (25 работников * 18 дней + 15 работников * 12 дней) / 30 дней = 21 работник на день.

Далее, для того чтобы рассчитать среднюю квартальную численность наемной силы, необходимо суммировать среднее количество работников за каждый месяц и поделить его на количество этих месяцев, то есть просто найти среднее арифметическое:

  • СЧР квартал = (СЧР октябрь + СЧР ноябрь + СЧР декабрь) / 3 месяца,
  • СЧР квартал = (25 работников + 21 работник + 18 работников) / 3 месяца = 21,3 работника. Поскольку имеется дробная часть, округляем до 21. Именно такое количество наемной силы будет среднестатистическим для ИП.

Если есть необходимость подсчитать такие данные за год, то схема остается такой же, что и при подсчете квартальных данных. К примеру, добавим уже готовую информацию о численности рабочих за месяц: сентябрь – 23 работника на день, август – 12, июль – 20, июнь – 15, май – 23, апрель – 15, март – 25, февраль – 22, январь – 15.

Подсчет будет произведен точно по такой же схеме, как и квартальный:

  • СЧР годовой = (20+12+23+25+21+18+15+23+15+25+22+15) / 12 месяцев = 19,5, округляем – 20 работников в месяц.
бухгалтерия на предприятииПодробная информация о том, как осуществляется ведение бухгалтерии ООО на УСН, находится тут.

Если вас интересует, как узнать ОГРНИП и что дает этот номер, прочтите эту статью.

Расчет внешних совместителей

Некоторые категории работников подсчитывают для определения их среднестатистического количества отдельно и по специальной формуле. К такой рабочей силе относятся лица, которые являются внешними совместителями. В эту группу входят все сотрудники, которые помимо того, что осуществляют основную деятельность у работодателя, имеют еще и трудовой договор с другой организацией или частным предпринимателем, обязанности по которому осуществляются в свободное от основной работы время. При этом на сегодняшний день законодательством не ограничено количество работ по совместительству.

Среднее количество работников по совместительству вычисляют по такой формуле:

СКРС = КЧ / КЧП * КРД, где:

  • КЧ – количество часов в месяц, которые такие сотрудники работают в организации/у предпринимателя;
  • КЧП – количество часов при полном рабочем дне для работников;
  • КРД – количество рабочих дней в месяце.

внешние совместители
Например, в организации есть несколько работников, которые совмещают свою деятельность. Рабочее время составило 258 часов в месяц. Для лиц, которым трудовым договором организацией предусмотрен полный рабочий день, смена составляет 8 часов. Расчет проводится за февраль 2015 года, а это значит, что количество рабочих дней – 19.

Подставим все данные в формулу:

  • СКРС = 258 часов в месяц / (8 часов в день * 19 дней) = 1,7 — округляем по такому же принципу, как и в вышеприведенных примерах. Значит количество работников по совместительству в организации составляет 2 человека.

Подсчет квартальных и годовых данных будет точно таким же, как и при вычислении среднего количества лиц, которые работают полный день: для этого суммируем информацию по каждому месяцу и делим на 3 (для квартала) или на 12 (для годового подсчета).

Такие расчеты проводятся одинаково для всех служб – налоговой, пенсионной, страхования. Разница состоит лишь в бланках, на которых они подаются в соответствующий государственный орган.

К расчетам нужно подходить очень внимательно и сдавать данные четко в срок. За несвоевременное предоставление информации о среднесписочном количестве рабочих или подаче неправдивых данных предусмотрены штрафные санкции.

Оставить комментарий