Как написать письмо уведомление

Несмотря на то, что любые деловые письма пишутся в произвольной форме, у них все-таки есть свой алгоритм составления.

Этого алгоритма придерживаются тогда, когда хотят получить гарантированный ответ.

Именно поэтому не стоит пренебрегать грамотным составлением писем – тогда есть шанс добиться озвученной в них цели!

Информационные письма. Понятие и значение

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

Виды и основные правила составления

Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

• оформляются обязательно на бланке организации;
• к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
• как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

• наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
• наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
• дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
• заголовок, расшифровывающий содержание письма;
• сам текст документа;
• указание на наличие приложений;
• отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
• подпись ответственного лица или руководителя компании.

Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.

Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:

1. письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
2. письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
3. письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.

Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.

Основные правила составления писем-уведомлений

Помимо общих для всех информационных писем правил для каждого их подвида существуют свои собственные нюансы.

В частности, для писем-уведомлений эти нюансы состоят в следующем:

• в письме пишется обязательно его название – «Уведомление»;
• основной текст письма делится на две части. В первой части указывается причина составления письма, а во второй части – готовые решения, выводы, предложения;
• к письму-уведомлению часто оформляются приложения, о которых может идти ссылка и внутри документа и с общим указанием их количества в конце текста. В этом случае пишется слово «Приложения», после него ставится двоеточие и идет перечисление прилагаемых документов с указанием количества их экземпляров и листов. Например, «Приложение: трудовой договор №1 от 12.12.12 с Ивановым И.И. на 5 л., 2 экз.»;
• обязательно проставляется отметка об исполнителе. Она делается после подписей,
  в левом нижнем углу, с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его телефона и даже названия структурного подразделения, где данное лицо работает.

Что касается основного текста письма-уведомления, то его содержание зависит от сути рассматриваемого вопроса.

Нюансы составления в зависимости от ситуации

Если письмо оформляется с цель оповещения о наличии задолженности, то:

• составляется на имя руководителя компании-должника;
• вручается лично для проставления отметки о получении, либо отправляется по почте с уведомлением. Но всегда дублируется по электронной почте;
• отправляется письмо на следующий день после окончания срока, предусмотренного договором для погашения долга;
• одновременно отправляется и акт сверки.

Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным:  №… от …….. на сумму (в т.ч. НДС 18%). Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока. Например, ставится дежурная фраза «В случае неисполнения указанных в данном письме требований мы будет вынуждены воспользоваться санкциями, предусмотренными в договоре № от Числа, в его пункте №».

Если уведомление оформляется на расторжение договора с поставщиком или покупателем, то:

• в первой части документа указывается информация о расторжении договора, реквизиты этого договора (наименование, №, дата и место составления), пункт, дающий право на расторжение;
• далее указывается основание для расторжения договора. Например, нарушения условий договора (и каких), и иные причины;
• указывается срок, с которого расторжение договора вступает в силу;
• и (или) предусматриваются условия для сохранения отношений.

Начинают письмо обычно так: «Согласно п.№ Договора № от Числа наша организация вправе расторгнуть с Вами указанный договор в одностороннем порядке в связи с …)».

Особенности составления данных видов писем рассмотрены в следующем видеоматериале:

При составлении письма-уведомления по поводу увольнения сотрудника это письмо должно быть обязательно вручено увольняемому под роспись. Если он отказывается принимать документ, то об этом составляют акт, который, в свою очередь, подписывают свидетели данного отказа. Это будет считаться вручением уведомления. В самом письме обязательно прописывается основание увольнения. Например, «Сообщаем Вам, что заключенный между Вами и ООО «Компания» Договор № от Числа подлежит расторжению на основании статьи…. Трудового Кодекса РФ». И далее указывается частная причина увольнения – прогул, сокращение, и т.д.

Письмо-уведомление о перепланировке помещения, не требующей получения специального разрешения на работы:

• носит обязательный характер;
• служит основанием для проверки на соответствие указанных в нем работ возможности реализовывать их без разрешения;
• пишется в произвольной форме, но с указанием проведенных работ, адреса их проведения, и со ссылкой на документ о праве собственности на объект, где проводилась перепланировка (или указывается договор социального найма).

Составляется данное письмо с целью внесения изменений в техпаспорт квартиры.

Оформляем правильно ответ на данный документ

Если письмо-уведомление требует по своему содержанию ответа, то при его оформлении обязательно:

1. делается ссылка на это письмо-уведомление – на его номер, дату и на название, раскрывающее суть вопроса;
2. указываются сведения об Адресате и отправителе – наименования, адреса, телефоны; номер и дата письма-ответа.

Само письмо могут начинать со слов: «Спасибо за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «Подтверждаем свою готовность…», и т.д.

Если в ответе оформляется отказ, то следует обязательно указать его причину.