Выполнение товарообменных операций сопровождается переходом товара от одного собственника к другому. Доверенность на получение товара подтверждает полномочия представителя покупателя и позволяет подтвердить фактическую передачу ТМЦ.
Документ может быть составлен только в письменной форме и в единственном экземпляре. Порядок оформления доверенности закреплен в ст. 185 ГК РФ.
Содержание
Назначение и функции данного документа
Лицо получает право на совершение сделки или ряда однородных сделок от имени предприятия. Срок выдачи доверенности устанавливается предприятием самостоятельно, в зависимости от производственной необходимости. В практическом варианте на получение товара отводится период 14 дней.
Одновременно с предоставлением доверенности получатель ТМЦ предъявляет паспорт. Выдача товара производится поставщиком только после проверки соответствия данных лица в паспорте и в доверенности. Если поставщик выдал товар без удостоверения личности, он несет ответственность за товар, выданный ненадлежащему лицу, о чем имеется судебная практика дел, выигранных получателями товара.
Аналогичная ситуация с ответственностью поставщика возникает при выдаче доверенному лицу товара, не поименованного в списке табличной части документа. На практике данные о товаре максимально укрупняются, что несет для сторон отгрузки определенный риск.
Правила оформления
В доверенности должны быть указаны подробные, указанные без помарок и сокращений данные:
Полное название предприятия.- ОКПО, присвоенное организации.
- Номер документа и дата составления. Нумерация присваивается в сквозном порядке согласно журнала регистрации.
- Дата окончания действия документа.
- Реквизиты плательщика и потребителя.
- Данные паспорта и должность доверенного лица.
- Наименование поставщика.
- Перечень ТМЦ для получения по документу с указанием наименования, единиц измерения и количества.
- Образец подписи доверенного лица.
- Подписи руководителя и главного бухгалтера, заверенные печатью. Допускаются ставить только оригинальные подписи руководящих лиц.
Исправленные помарки, допущенные составителем документа, должны быть заверены подписями ответственных лиц и печатью организации. Одновременно не считается нарушением комбинированное заполнение формы – в машинописном и ручном виде. Если компания обрабатывает документы с помощью обслуживающих программ, составление доверенности удобно производить в сервисе с последующим выводом на печать.
Корешок документа заполняется в соответствии с данными, внесенными в форму. В корешке ставится подпись лица и номер накладной, по которой получены материальные ценности. Отрывная часть бланка необходима для контроля операций, осуществляемых по доверенности.
Документ в обязательном порядке регистрируется в журнале учета с одновременным присвоением номера и даты выдачи – обязательного реквизита, без указания которой доверенность недействительна.
Журнал часто проверяется Инспекцией ФНС для определения подлинности поставки, например, при проведении камеральных проверок по НДС.
В журнале указываются данные:
- Номера документа и даты составления.
- Периода действия доверенности.
- Данные доверенного лица.
- Наименование поставщика.
- Подпись лица, получившего документ.
Документ, не использованный лицом, должен быть возвращен ответственному лицу, ведущему учет и регистрацию бланков. Рядом со строкой о выданной доверенности производится соответствующая отметка.
Журнал учета доверенностей оформляется в единственном экземпляре. Документ должен быть прошит, опломбирован и заверен руководителем или главным бухгалтером. Каждый лист нумеруется до проведения прошивки журнала.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Виды доверенностей на получение ТМЦ
Для оформления получения товара используются доверенности формы М-2, М-2а или иная, разработанная предприятием.
В бланке М-2 имеется отрывной корешок, хранящийся в организации, выдавшей документ. Форма используется для получения материальных ценностей в периоде действия документа. Документ М-2 используется для разовых поставок. Бланк М-2а применяется для массовых отгрузок товара.
При частичных отгрузках в первой накладной при получении товара указываются данные доверенности и дата выдачи. Лицо использует документ при каждой отгрузке и сдает оригинал доверенности при последнем отпуске товара.
Порядок применения
В накладной на отгрузку доверенное лицо в строке получателя должно поставить подпись с расшифровкой и ссылкой на доверенность. Полномочия лица подтверждаются доверенностью. Если лицом выявлены нарушения условий поставки – целостности упаковки, пересортица, в накладной может быть внесена соответствующая запись.
Если поставщик по условиям договора должен поставить продукцию покупателю, доверенность не используется. В товаросопроводительном документе кладовщик покупателя ставит отметку о получении с подтверждением полномочий печатью организации.
Обратите внимание! В доверенности ставится оттиск основной печати предприятия, в накладных можно поставить печать для документов. Если предъявлена доверенность, печать покупателя не требуется. При отсутствии печати на доверенности ИФНС может отказать в приеме документа, подтверждающего полномочия лица.
Правила оформления доверенности от физического лица
Порядок выдачи доверенности физическим лицом не отличается от формы, используемой юридическим лицом.
В документе необходимо полностью указать личные данные доверителя:
- Фамилию, имя, отчество.
- Дату рождения.
- Паспортные данные.
- Адрес регистрации.
Документ подписывается лицом. Доверенность от физического лица часто не имеет нумерации, что не делает документ недействительным. Если лицо является индивидуальным предпринимателем, дополнительно в документе указываются реквизиты ИП с внесением оттиска печати. Необходимость в нотариально удостоверенной доверенности возникает только при требованиях, выказанных поставщиком (ст. 312 ГК РФ).
Правила оформления доверенности от юрлица
Доверенности юридических лиц составляются с указанием обязательных реквизитов компании. Документ заверяется подписью руководителя или иного ответственного лица, внесенного в учредительные документы. Доверенности, выданные юридическими лицами бюджетной принадлежности, должны быть дополнительно заверены подписью главного бухгалтера.
Лицо, представляющее интересы организации, должно покрыть убытки, возникшие от деятельности, если будет доказаны недобросовестные или неверные действия (ст. 53.1 ГК РФ).
Учет и хранение
Оригинал доверенности после предъявления поставщику прикладывается к накладной отгрузки и хранится одновременно с ТОРГ-12. При проверках ИФНС одновременно с накладными проверяются доверенности, подтверждающие факт отгрузки и реального получения товара.
При отгрузках, выполняемых частями с оформлением нескольких накладных на одну доверенность документ прикладывается к последнему документу.
Срок хранения корешков и полученных доверенностей составляет 5 лет. В отношении аннулированных доверенностей срок архивации законодательством не установлен.
Для составления доверенностей и ведения учета данных выделяется ответственное лицо. Оформление доверенности может быть вменено в обязанности бухгалтера или торгового офис-менеджера. Контроль за правильностью внесения данных, ведением учета, выдачи, и применения форм осуществляет главный бухгалтер.
Нюансы составления
Директору
Право на представление интересов компании дается руководителю при оформлении учредительных документов. Право на ведение деятельности от имени организации вносится при регистрации на основании решения учредителей, внесенных в протокол общего собрания и Устав.
Полномочия, подтвержденные на регистрационном уровне, не требует дополнительного оформления доверенности. Поставщик товара может запросить у директора документ, подтверждающий полномочия.
Права могут быть подтверждены протоколом учредителей, копией устава, выпиской из реестра.
Директору филиала доверенность выдается юридическим лицом с ограничением прав действий, например, величины сделки. Оформляется директору филиала нотариально удостоверенная доверенность.
Стороннему лицу (не работающему в данной организации)
Доверенность может быть выдана и лицу, не состоящему в штате предприятия. Ограничения на получение товара только работником компании не имеются. Стороннее лицо, получившее товар, не несет материальной ответственности перед доверителем. Для обретения ответственности может быть дополнительно заключен соответствующий договор.
В ряде случаев получение товара производится представителем транспортной компании, перевозящей груз. Между покупателем и перевозчиком заключается договор транспортной экспедиции, в пределах действия которого транспортной компанией выписывается доверенность.
Срок действия
В соответствии со ст. 186 ГК РФ установлен период действия формы:
- Максимально допустимый срок выдачи – 3 года с даты составления.
- При отсутствии указания срока действия форма действительна в течение года.
Покупатель имеет право отозвать доверенность до ее реализации, уведомив об этом предприятие-поставщика. В практике возникали случаи получения товара работниками, уволенными из компании-покупателя. Незаконное получение товара рассматривается лицами как компенсация при увольнении.
Ответственность за товар при этом несет покупатель, не предупредивший поставщика об аннулировании доверенности.
Документ является ничтожным при отсутствии даты составления. Доверенность теряет юридическую силу в случае истечения срока действия или изменения реквизитов организаций.
Порядок оформления доверенности на получение ТМЦ в 1С рассмотрен в следующем видеосюжете:
Оставить комментарий