Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности – один из наиболее важных нормативных актов предприятия. Он содержит в себе задачи, касающиеся деятельности компании, в частности, по организации ее работы, снабжению, и т.д.

Именно поэтому подготовкой этого документа занимаются специалисты, чтобы принятые в нем решения не ухудшили положения фирмы.

Назначение данного вида приказа

На любом, даже небольшом, предприятии разрабатывается и принимается множество приказов, касающихся отдельного направления в его работе. Цель этих документов – закрепить и донести до всех сотрудников обязательные для исполнения ими задачи.

В связи с этим приказы делятся на акты:

• по вопросам административно-хозяйственным – в области бухгалтерского учета, в сфере документооборота, и т.д.;
• по личному составу;
• по основной деятельности.

Каждый из указанных приказов отвечает за свою область регулирования, а потому к их разработке подходят по-разному. Кроме того, такая классификация нормативных актов позволяет разрабатывать положения, имеющие узкую специализацию. Иными словами, если приказ, например, по бухгалтерскому учету будет вмешиваться в работу кадровой службы, это повлечет за собой неразбериху в делах.

Тем более приказ – это акт, которому подчиняются все сотрудники на предприятии. Поэтому проектирование таких документов носит строго целевой характер.

Особое место в локальных приказах занимает группа, регулирующая основную деятельность, поскольку с их помощью управляются процессы, связанные с получением предприятием прибыли – со сбытом и выпуском продукции (или услуг).

Поэтому группа данных нормативных актов охватывает решение множество вопросов, в частности:

• о планировании деятельности предприятия;
• ее финансирования;
• аспекты снабжения и сбыта продукции (услуг);
• организационные вопросы;
• другие производственные вопросы.

Поскольку на приказы по основной деятельности возлагается такая ответственная роль, они должны четко отвечать на три основных вопроса независимо от регулируемого ими направления:

1. что необходимо сделать;
2. за какое время это следует выполнить;
3. кто из сотрудников предприятия будет отвечать за реализацию поставленной задачи.

Если приказ дает четкие распоряжения по всем указанным аспектам, тогда он оказывает эффективное действие. Но для этого его разработкой должны заниматься специалисты, отвечающие за то направление в работе предприятия, которое подлежит отражению в приказе.

Порядок разработки

Подготовка данных актов состоит из нескольких этапов:

• инициирование разработки нормативного акта по конкретному направлению деятельности компании. Как правило, это может произойти на совещании, в виде внесения рационализаторского предложения, в форме докладной записки, и т.д. Причем, выступить в роли инициатора может как руководитель отдела или службы предприятия, так и сотрудники данного отдела, первоначально изложив свои соображения по организации работы конкретного направления своему непосредственному руководителю;
• после того, как высшим руководством компании дано письменное распоряжение на разработку приказа, приступают к сбору информации, которая позволит решить поднятые вопросы в отношении конкретного направления деятельности фирмы. Сбор информации может быть возложен, как на сотрудников, выступивших инициаторами разработки приказа, так и на иных специалистов, работающих в этой же сфере. Назначение специалистов осуществляется, как правило, распоряжением высшего руководства предприятия;
• подготовка проекта приказа и его согласование. На этом этапе может произойти неоднократная корректировка содержания документа, пока оно не будет доведено до эффективного и реального к реализации;
• проверка юридической правильности составленного документа. В этом случае юристы предприятия или приглашенные специалисты делают правовой анализ, т.е. выявляют соответствие приказа внутренней системе нормативных актов и действующему законодательству. Принимаемый приказ не должен им противоречить;
• проверка оформления. На этом этапе проверяется наличие всех обязательных реквизитов документа, отсутствие ошибок в его тексте, и т.д.
• подписание руководителем фирмы;
• доведение содержания приказа до его исполнителей или до всех сотрудников фирмы. Это осуществляется путем опубликования документа или ознакомления непосредственных исполнителей под роспись.

Оформление

У приказа по основной деятельности нет строго унифицированной формы, однако его содержание – реквизиты, порядок изложения и даже слова, с которых этот документ должен начинаться, – четкого регламентировано:

• составляется приказ либо на бланке организации, либо на специально разработанном для приказов бланке, но обязательно в формате А4;
• документ содержит наименование «Приказ», дату и порядковый номер. При этом датой приказа является момент его подписания, а номер проставляется в пределах нумерации, используемой предприятием в текущем году;
• также в документе есть его заголовок, который должен давать краткое представление о предмете приказа. Например, «О внедрении автоматизированной системы приемки продукции»;
• далее идет текст, который делится на 2 части – констатирующую и распорядительную;
• при наличии нескольких поручений текст приказа делится на пункты, каждый из которых начинается с новой строки. В последнем пункте указывается лицо, на какое возлагается ответственность за контроль исполнения приказа;
• в случае если принимаемым приказом отменяются ранее действовавшие на предприятии нормативные акты, в тексте документа должны быть обязательно поименованы эти акты;
• на приказе должны стоять визы согласования. Как правило, такие визы проставляют руководящие должностные лица тех отделов, которых приказ затрагивает, а также визы главного бухгалтера и юрисконсульта;
• и как только приказ подписан руководителем компании (или его заместителем, если ему дано такое право), нормативный акт вступает в силу.

Что касается текста приказа об основной деятельности, то:

• его констатирующая часть (самая первая) содержит основание издания документа. Как правило, этим основанием являются государственные нормативные акты, решение собрания учредителей, производственная необходимость или что-то иное. Например, «На основании федерального закона «О чем» №…от …» или «Во исполнение решения общего собрания учредителей, протокол №… от…». При этом, если очевидна причина, из-за которой принимается локальный приказ, констатирующую часть могут и не указывать в документе;
• в распорядительной части приказа содержится поручение. Эта часть всегда начинается со слова «Приказываю», и далее через двоеточие указывается, кто, что и в какие сроки должен сделать. Например, «Приказываю: главному бухгалтеру Ивановой О.П. до 31 декабря 2016 года разработать новый кассовый порядок». И даваемое поручение должно быть изложено четко, без «воды».

Если в ранее изданный приказ необходимо внести изменения, то:

• они вносятся также приказом, в названии которого указывается «О внесении изменений в приказ «О чем» № … от….»;
• далее указывается причина внесения изменений. Например, «В связи с изменениями федерального закона «О чем» №… от…»;
• а потом – в какие пункты корректируемого приказа вносятся изменения и их новая редакция. И ниже указывается, что данные пункты в прежней редакции считаются утратившими силу с такого-то числа.

Регистрация и хранение

Приказ по основной деятельности, как только он подписан, вступает в силу, если иное не указано в самом тексте документа. Но независимо от срока, с которого начинает действовать поручение, изданный и подписанный приказ подлежит:

1. регистрации. Его реквизиты – номер, дату, название и краткое содержание, а также кем подписан приказ и куда передан, – все это заносят в специальный Журнал, предназначенный для регистрации приказов по основной деятельности. Делает это секретарь или иное лицо, на которое возложены данные обязанности;
2. ознакомление указанных в тексте приказа исполнителей с его содержанием. При необходимости – под роспись;
3. хранению. Как правило, хранятся приказы по основной деятельности с указанием «постоянно».

Порядок разработки и согласования приказов в системах документооборота рассмотрен в следующем видео плейлисте: