Дефектный акт

Эксплуатация объекта и его введение в эксплуатацию неизбежно связано с возникновением неисправностей и иных дефектов, которые требуют устранения.

Но так просто взять и исправить все нельзя – требуется заключение, которое обосновывает необходимость ремонтных работ, а также их стоимость. Это заключение называется дефектным актом.

Дефектный акт: что это и для чего нужен

В общем виде дефектный акт представляет собой первичный документ, в котором перечислены обнаруженные неисправности или иные проблемы, а также рекомендации по их устранению.

Акт может быть составлен, в частности:

• при плановом осмотре объекта;
• при осмотре объекта из-за возникновения сбоев в его функционировании;
• при осмотре в процессе его приемки из ремонта, монтажа, при поступлении или при введении в эксплуатацию.

Этот акт служит основанием для:

• проведения ремонтно-восстановительных работ;
• списания расходов, связанных с этими работами;
• списания самого объекта в случае, если он не подлежит восстановлению.

Сам по себе акт – это сплошная таблица, в которой указываются проблемные участки. Стоимость предстоящих расходов в акте не отражается, поскольку цель этого документа – подтвердить фактическое состояние объекта и дать основание для определения масштаба и целесообразности предстоящего ремонта.

И уже на основании дефектного акта далее составляются:

• смета;
• отчет о целесообразности восстановления объекта;
• приказ на проведение работ или на списание актива.

Порядок оформления

Но независимо от этого в любом дефектном акте обязательно должно найти отражение:

• название документа и дата его составления;
• название организации, которая указанный документ составляла;
• описание хозяйственной операции;
• ее натуральное измерение и указание единицы измерения;
• должности, подписи и расшифровки подписей тех лиц, которые ответственны за совершение описываемой в документе операции или за ее документальное оформление.

Дополнительно к этим реквизитам можно предусмотреть в зависимости от характера и специфики операции иные сведения. В частности, в дефектном акте наряду с обязательными реквизитами отражаются:

• название инспектируемого объекта (или объектов). Как правило, название актива берется из его паспорта и указывается подробно;
• инвентарный номер. Этот номер идентифицирует конкретный актив и не повторяется – он индивидуален;
• основание проведения осмотра. Например, плановый осмотр, принятие из монтажа, и т.д.
• дата ввода в эксплуатацию. Это необходимо, чтобы понять, насколько быстро объект вышел из строя, и не является ли целесообразным его списание;
• обнаруженные дефекты.

Все это оформляется в виде таблице и может включать в себя описание не одного, а сразу нескольких объектов.

Кроме того, дефектный акт должен содержать еще и рекомендации по устранению каждой обнаруженной проблемы. Очень часто его еще дополняют видами необходимых восстановительных работ и охватываемой ими площади. Это делается для того, чтобы было проще составлять смету.

Вместо самостоятельной разработки данного документа можно воспользоваться уже готовыми формами, например:

• формой ОС 16 – этот акт используется для оформления выявленных дефектов при монтаже, наладке или испытании оборудования, либо при его плановом осмотре;
• формой, которая разработана и утверждена Минсельхозом РФ 16.05.05г. в Методических рекомендациях по учетной политике сельхоз компаний. Этот акт подходит для отражения в любых отраслях обнаруженных дефектов у оборудования, сооружений и зданий. И представляет собой простенькую таблицу.

Составляется акт комиссией, которая назначена:

• приказом руководителя организации по Учетной политике;
• либо приказом руководителя в каждом отдельном случае проведения осмотра и проверки.

В приказе указывается состав комиссии, ее обязанности и права, срок действия ее полномочий.

Комиссия должна состоять из специалистов, знающих специфику осматриваемых активов. При этом специалисты могут быть и приглашенными, если на самом предприятии лиц с необходимой квалификацией нет. Председателем комиссии назначается либо старший специалист, либо руководитель компании.

Дефектный акт заполняется в процессе проведения осмотра объектов. Если объектов несколько, на каждый из них может быть предусмотрен свой документ. Или все оформляется в одном акте, но отдельно по каждому объекту.

Подписывается документ всеми членами комиссии. Хранится не менее 5 лет, вместе с документами на списание объекта, или с паспортами действующих активов, либо в бухгалтерии вместе с документами на ремонт указанных активов.

Составлению данного документа в строительной сфере посвящено следующее видео:

Нюансы составления в различных ситуациях

Обычно дефекты у оборудования выявляются при его монтаже и (или) запуске, либо в процессе эксплуатации. В первом случае можно сразу предъявить претензии на основании дефектного акта производителю оборудования или его продавцу с требованием замены или возврата вложенных средств. Или даже компании, выполнившей монтаж оборудования, если это послужило причиной неполадок.

В случае выявления дефектов в процессе эксплуатации важную роль будет играть срок ввода объекта:

• проблемы могут обнаружиться в границах гарантийного срока – тогда претензии предъявляются продавцу или производителю, и дефекты подлежат устранению за счет этих лиц;
• проблемы могут выявиться за рамками гарантийного срока – тогда восстановление будет производиться за счет компании-покупателя.

При составлении дефектного акта с целью проведения текущего или капитального ремонта обычно в комиссии присутствуют представители от организации-исполнителя указанных работ. При проведении осмотра объекта на каждый составляющий его элемент отводится либо свой акт, либо раздел в акте. Это, прежде всего, касается сложно-конструктивных активов, например, зданий, транспортных средств и т.д. В частности, при осмотре здания внимание уделяется его фундаменту, инженерным системам, стенам, кровле и т.д. Напротив каждого такого элемента в акте обязательно указывается % физического износа.

Кроме того, к такому акту могут быть дополнительно оформлены:

• чертежи с указанием произведенных измерений;
• фотоматериалы;
• описание дефектов с указанием их расположения, и т.д.

В случае составления дефектного акта с последующим принятием решения о списании основного средства важную роль играют такие сведения, как:

• срок эксплуатации;
• % физического износа;
• стоимость восстановительных работ;
• возможный срок эксплуатации после ремонта.

В случае поломки компьютера или систем видеонаблюдения и сигнализации дефектный акт составляется специалистом из сервисной компании, который определит поломку и необходимый характер работ, а также будет осуществлять сам ремонт. Обычно в акте указываются не только неисправности, но и дается перечень запчастей, какие следует заменить, чтобы техника снова функционировала.

Инструкция по составлению локальной сметы на основе дефектного акта представлена в следующем вебинаре: