Правила ведения Кассовой книги на предприятии

Правильное ведение и оформление кассовых операций – это защита от штрафов. Поэтому нужно обращать внимание не только на заполнение приходно-расходной кассовой документации, но и на остальные формы.

В частности, кассовая книга играет серьезную роль в правильном оформлении кассовых операций, но не все ее умеют вести и даже не стремятся научиться этому. Хотя это важно!

Что это за документ?

Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств, оформляемое приходными и расходными кассовыми документами. По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, – и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Кассовая книга относится к обязательным бланкам. И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета. Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.

Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!

Особенности ведения документа предпринимателями

Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой налоговой системы.

Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.

Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.

Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий:

• он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
• учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
• и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

• с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
• с оформлением Кассовой Книги;
• самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
• с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.

А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.

Нюансы оформления для организаций

Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.

Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.

Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся:

1. на бумаге или в электронном формате;
2. непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
3. с применением унифицированных форм;
4. независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.

Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.

Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:

Основные правила ведения и заполнения

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Образец заполенния Кассовой книги

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга имеет две части, которые заполняются одновременно:

• отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
• непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.

Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:

• текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
• операции и обороты за день;
• остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Кассовую книгу, как правило, прошнуровывают в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:

• компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
• при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.

Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.

Нюансы оформления

Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.

Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате, то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:

• обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
• обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
• гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.

Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.

Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде:

• подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
• по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
• должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.

Специфика для обособленных подразделений

Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.

Однако есть своя специфика:

• лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на расчетный счет, открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
• передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
• на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.

А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.

Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале: