Первичные документы бухгалтерского учета

Хозяйственные операции предприятий оформляются документами первичного учета. Запись производится в момент совершения операции или сразу по ее окончании. Предприятия заполняют первичные формы сплошным способом, путем документирования всех объектов и операций.

Документы ведутся на бумажном носителе или в электронном виде с последующим выводом их на бумажный носитель. Если электронная форма заверена подписью, бумажный носитель является копией. После 19 июня 2015 года разрешен электронный документооборот между предприятиями, имеющими взаимную договоренность.

Определение и понятие данной документации

Под первичными документами понимают формы, на основании которых учитывают:

• Прием и выдачу ТМЦ, денежных средств, прочих активов, участвующих в ведении деятельности.
• Оформление прихода основных средств.
• Выдачу подотчетных средств, ценных бумаг, средств оплаты труда.
• Оформление оказанных услуг, выполненных работ.
• Ведение кадрового учета.
• Иные действия и операции деятельности предприятия.

О том, что такое первичные бухгалтерские документы, смотрите в следующем видеоматериале:

Законодательное регулирование вопроса и основные правила оформления

К составу информации на документах необходимо относиться ответственно. Документы лежат в основе бухгалтерской отчетности и налогообложения.

Формы имеют юридическую силу при наличии обязательных реквизитов:

• Наименование формы.
• Дата составления.
• Данные экономического субъекта.
• Содержание операции.
• Натуральное и стоимостное выражение факта хозяйственной деятельности.
• Данные лица, заверившего документ.
• Подпись ответственного лица.

Отсутствие любого из реквизитов не позволяет применить документ в учете. Данные первичного учета должны быть документально подтверждены и экономически оправданы.

При составлении форм работники предприятий могут допустить ошибки и неточности.

Допускается исправление ошибочной записи в следующем порядке:

• Перечеркивание неверного текста. Ошибочные данные должны быть доступны для чтения.
• Внесение рядом правильной записи и комментариями: «Верно» или «Исправленному верить».
• Проставление даты исправления.
• Заверение текста подписью с расшифровкой данных лица, внесшего исправления.

В связи с возможностью заполнения одного бланка в машинописном и ручном виде, исправления могут производится и в документах, распечатанных с использованием специализированных программ.

Первичные документы могут иметь некорректные формы исполнения в виде:

• Отсутствии печати. В связи внесением допущения о возможности оформления документации без использования печати предприятие может выдавать формы без оттиска. Для предотвращения претензий со стороны налоговых органов право необходимо закрепить в локальных внутренних актах и договорах.
• Факсимильной подписи. Право применения факсимиле необходимо согласовывать с партнерами. Налоговые органы не принимают факсимильные документы.
• Подписей лиц, не указанные в приказах. Данную оплошность можно исправить доверенностью, указывающих на право подписи документов лицами, составляющими формы.

За отсутствие документов бухгалтерского учета или использование форм, составленных с недостаточными данными и используемые в налогообложении, налагается штраф согласно ст. 120 НК РФ.

Особенности составления форм

Перечень применяемых документов утвержден в приложении к учетной политике предприятия.

Не допускается самостоятельно разрабатывать документы для ведения:

1. Кассового учета.
2. Расчетов с использованием техники ККМ.
3. Транспортных перевозок.

Не заменяются иные документы, разработанные министерствами для узкоспециализированного использования. Например, не меняются предприятиями бланки путевых листов стандартного образца, утвержденные Минтрансавто.

Практика показывает, что предприятия преимущественно используют бланки унифицированных форм. При разработке компанией самостоятельно бланков учета соблюдается порядок действий:

• Включение обязательных реквизитов.
• Утверждение бланков в порядке документооборота, установленном учетной политикой.
• Информирование ИФНС о применении бланков.
• Согласование форм документов с партнерами и приложение бланков к договору. Для партнеров, использующих формы в расчете налогов, необходимо иметь подтверждение законности и юридической силы документов.

Виды используемых форм зависят от профиля деятельности предприятия.

Что входит в перечень данных документов

Формы первичного учета группируются по видам операций.

Предприятия в учете используют:

1. Формы кассового учета. Для учета наличных денежных операций применяют:
   • Кассовые ордера, оформляющие прием и выдачу средств. Документы оформляются на каждую операцию. Форма ПКО оформляет приход, полученный в виде выручки через кассу ККМ. Документы регистрируются в журнале с присвоением уникального номера.
   • Кассовая книга. В журнал вносятся данные о полученных и израсходованных денег за рабочий день. На конец дня выводится остаток наличности. Документ ведется в единственном экземпляре.
     При наличии БСО в кассе ведется журнал их регистрации и отчетной выдачи.
2. Документы для ведения банковского учета. Для учета безналичных расчетов применяют:
   • Платежное поручение. Форма используется для перечисления средств с расчетного счета получателю, указанному в документе. Прием распоряжения о переводе средств принимается банком только при наличии подписи или ЭЦП, согласованных с учреждением.
   • Инкассовое поручение и мемориальный ордер. Применяются для безакцептного списания средств.
   • Чековая книжка. Форма является хранителем чеков для получения денег с расчетного счета и использованных корешков.
     Книжка ведется отдельно для каждого открытого счета.
3. Формы для учета заработной платы. В учете вознаграждений работников используют:
   • Ведомости. Документы предназначены для начисления, выдачи средств, направляемых для выплат работникам и данных об удержаниях – алиментах, налоге, сумм, взыскиваемых по решениям судов.
   • Записка-расчет. Документ составляется при подсчете сумм, причитающихся работнику при уходе в отпуск.
   • Карточки учета. Формы учитываются данные по полученным суммам, удержаниям, начисленным взносам.
     На предприятии ведется журнал регистрации ведомостей.
4. Документы по учету ТМЦ и ОС. Применяются:
   • Накладная (ТОРГ-12). Основная форма, позволяющая передать товар и иные ценности, получить его и оприходовать на склад. Форма подтверждает факт наличия ТМЦ.
   • Акт инвентаризации. Документ является итоговой формой при проверке материальных ценностей.
   • Акт о передаче ОС. Применяется для подтверждения факта передачи и оприходования основных средств.
   • Карточка учета товаров. Показывает движение товара или группы активов.
   • Акт о возврате. Подтверждает брак и сопровождает возврат товара, не соответствующего потребительским требованиям.

Значительная группа первичных документов предназначена для ведения кадрового учета.

Сроки хранения

Предприятие должно обеспечить сохранность документов первичного бухгалтерского учета в течение 5 лет. Формы могут быть востребованы для уточнения данных и для подтверждения правильности ведения учета, уплаты налогов в бюджет при проверке.

Исключения составляют формы, подтверждающие выплаты заработной платы сотрудникам. Карточки учета, приказы по кадрам, ведомости хранятся в течение 75 лет.

Хранение осуществляет предприятие или городской архив.

Нюансы оборота данных документов изложены в следующем видеосюжете: