Профессия секретаря-делопроизводителя получила своё широкое распространение сравнительно недавно, однако специалисты данной области работы считаются высококвалифицированными и востребованными на рынке труда. И человек данной профессии может получить перспективы в карьерном плане и с точки зрения профессионального роста, в случае работы в больших компаниях, которые имеют целые службы секретариата.
Содержание
Актуальность профессии
Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики, так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.
Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения. Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель. Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.
Умения и качества
Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.
Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:
- Проведение работы с документацией предприятия;
- Знания основ делопроизводства;
- Знания основ архивного дела.
- Уверенное владение компьютером и офисными программами.
- Знание и умение в пользовании орг. техникой.
- При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.
Другие существенные навыки:
- Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике .
- Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
- Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Структуру организации и её подразделения.
- Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
- Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
- Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.
В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.
Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Каков круг обязанностей?
В обязанности входит следующее:
- Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение журнала входящих и исходящих документов), применяя регистрационные карточки.
- Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
- Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
- Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
- Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
- Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
- Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
- Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
- Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
- Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.
Какие полномочия вверяются?
К полномочиям данного сотрудника относят:
- Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности – по всем вопросам в границах компетенции.
- Запрашивать информацию, необходимую в работе.
- Подготавливать и предоставлять руководителю предложения по оптимизации своей работы.
Меры ответственности
Секретарь в некоторых случаях может нести ответственность за некоторые свои действия, среди которых:
- Ненадлежащее или несоответствующее исполнение своих обязанностей.
- За сохранность вверенных документов и баз данных.
- За раскрытие коммерческой тайны третьи лицам.
- За нарушение правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины.
Меры ответственности указываются в должностной инструкции, в соответствии с нормами законов о труде в РФ.
Должностная инструкция
Этот документа надлежит составлять кадровыми служащими предприятия в произвольной форме, однако, опираясь на нормы законов о труде, и в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.
В тексте должностной инструкции необходимо сделать и описать такие разделы:
- Трудовая функция работника (права и обязанности).
- Определится с уровнем квалификационной подготовки, необходимым для выполнения поставленных задач.
- Перечень необходимых знаний для успешного ведения работы.
- Ответственность за несоблюдение положений инструкции.
Работника необходимо ознакомить с документом под роспись перед началом выполнения обязанностей.
О работе секретаря делопроизводителя смотрите в следующем видеоролике:
Работа в разных учреждениях
Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.
Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.
Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.
Видеолекция посвященная основам делопроизводства:
Оставить комментарий