Счет на оплату – специфический документ! С одной стороны, он не играет особой роли при принятии актива или услуги к первичному учету.
А с другой – является основанием для безналичного перевода денежных средств поставщику или подрядчику, а также выступает в качестве оферты, подтверждая фактом его оплаты согласие покупателя на условия продавца.
Поэтому не стоит относиться столь безрассудно к данному документу и спешить сбрасывать его в черновики после проведения расчетов.
Назначение и применение документа
Однако на самом деле счет на оплату содержит в себе большой объем информации, а не только банковские реквизиты и наименование организации-продавца:
- счет может содержать в себе все существенные условия, которые присуще договору. В частности, предмет, цена и другие условия, предусмотренные для конкретного вида договора Гражданским Кодексом РФ. В этом случае счет выступает в форме оферты, и его оплата является признанием сделки заключенной. Очень часто на практике счет выступает вместо договора и даже в судебном порядке такой документ, содержащий в себе существенные договорные условия, после его оплаты считается доказательством заключения договора;
- счет на оплату закрепляет документально предмет сделки – наименование и иные идентифицирующие сведения, – его количество, цену за единицу и общую стоимость. И оплата документа покупателем является подтверждением того, что он согласен приобрести именно этот товар или услугу и именно по такой цене;
- кроме того, счет фиксирует предложение самого продавца, которое действительно в течение срока, предусмотренного в самом счете или в заключенном ранее договоре. По окончании этого срока предложение теряет свою силу;
- также в счете содержится указание на применяемый режим налогообложения продавцом. Это особенно важно для тех, кто платит НДС. Для спецрежимников это имеет значение только при составлении проводок.
Образец заполнения счета на оплату
Счет на оплату оформляется на любые виды сделок – поставка, купля-продажа, оказание услуг и т.д. Выставляется он, как правило, для совершения предоплаты по сделке. Если предоплата не предусмотрена, то многие организации оплату производят на основании счетов-фактур, договоров, актов (например, акта сдачи приемки работ) и иных первичных документов, используя счет на оплату только для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах. Поэтому документ нужно составлять очень внимательно!
Правила оформления
Прежде всего, у счета на оплату нет строгой формы: его каждый оформляет так, как это закреплено в его Учетной политике.
Но при этом сам документ должен составляться без ошибок и с точным указанием:
- наименования компании-продавца, вплоть до отражения ее организационно-правовой формы. Если продавец – предприниматель, то указываются его полные Ф.И.О.;
- юридического или фактического адреса;
- ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
- предмета договора – товара, актива, работы или услуги;
- количественного его выражения;
- цены за единицу и общей стоимости сделки;
- валюты сделки – рублей (!).
Правильно нужно указать и реквизиты того лица, который выступает плательщиком и грузополучателем. Причем, это могут быть разные лица!
Собственноручные подписи директора и иных должностных лиц, контролирующих совершение сделки, на счете также обязательны.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Правила выделения НДС при заполнении
Особое внимание при оформлении счетов на оплату необходимо уделить косвенным налогам, т.е. НДС. Если организация-продавец находится на общем налоговом режиме и платит данный налог, то она должна отражать сумму НДС отдельной строкой:
- «в том числе», т.е. налог включен в общую стоимость сделки;
- «дополнительно», т.е. налог начислен сверх стоимости сделки.
Например, сумма сделки 100 000 рублей, НДС – 18%:
- 1-й вариант «в том числе». Сумма НДС составит 100 000 х 18 : 118 = 15 254,24 руб. При этом конечная цена для сделки останется 100000 рублей;
- 2-й вариант «дополнительно». Сумма НДС составит 100 000 х 18% = 18 000 рублей. Но итоговая стоимость сделки в этой ситуации уже будет 118 000 рублей, поскольку 100 000 рублей – это сумма без налога.
Если организация не платит НДС, в счете на оплату следует указать «Без НДС» и причину освобождения.
Как правило, в этом случае пишут, например, «организация применяет упрощенный налоговый режим», «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», и т.д. Тогда и покупатель при оплате счета будет либо выделять налог в назначении платежа, либо указывать «Без НДС».
Отдельные особенности оформления счета у ИП и ООО
Стоит отметить, что различий в оформлении данного документа предпринимателем и юридическим лицом не так много, но они существенны:
- предприниматель указывает только свой ИНН, а организация – ИНН и КПП;
- организация обязана ставить печать на счете, а у предпринимателя печати может и не быть. Поэтому он должен в отведенном для печати месте указать «Б/П», т.е. без печати;
- банковские реквизиты тоже различаются. В частности, первые 5 цифр расчетного счета прямо указывают на организацию или предпринимателя: 40802 – так начинается счет для ИП, 40702 – для юридического лица;
- организация в счете указывает свое уставное наименование, как правило, сокращенное. Например, ООО «Секундочка». А вот предприниматель должен указать, например, «ИП Иванова Анна Сергеевна».
Если у организации счет на оплату подписывает ее директор, то у предпринимателя данный документ может быть подписан самим собственником.
Правила выставления
При длительном сотрудничестве счет на оплату может пересылаться по факсу или по электронной почте в виде скана с оригинала. Но в начале сотрудничества практикуется передача оригинального документа, так называемого «с синими печатями и подписями». В этом случае даже важно факсимильные подписи на счете стоят или собственноручные.
Выставляться и передаваться счет может и в режиме онлайн. Для этого используются различные онлайн-конструкторы. Но в этом случае очень важна электронная подпись документа, которая позволяет идентифицировать лицо, выставляющее счет. Такая подпись индивидуальна и в ее качестве при пересылке по электронной почте выступает логин и пароль продавца и адрес его электронной почты, который отражается у покупателя при поступлении документа. Кстати, онлайн-конструкторы позволяют прикреплять факсимильную подпись и печать на счет.
Как правильно создать счет на оплату в 1С рассказано в следующем видеоуроке:
Сроки оплаты
Эти сроки индивидуальны и зависят от договоренности между сторонами. Но срок на счете, в течение которого должна пройти оплата, обязателен. Его отсчет ведется с даты выставления счета. Но срок важен тогда, когда речь идет о предоплате или об ограниченном количестве товара.
Оставить комментарий