Правильное оформление акта на приемку-передачу оборудования – это залог грамотного отражения актива в учете и для целей налогообложения.
Поэтому следует отнестись к данному документу очень серьезно!
Процедура передачи оборудования
В общем виде, независимо от характера операции, передача оборудования выглядит следующим образом:
- обязательное участие уполномоченных представителей сторон сделки, имеющих право на совершение операции и подписание документов. Данное право обычно подтверждается доверенностью от получающей стороны, если передача оборудования производится на территории передающей стороны;
- если передача выполняется на территории принимающей стороны, то акт составляет именно принимающая сторона. Одновременно с оборудованием ей передают пакет сопроводительных документов – накладную, техпаспорт, и иные документы;
- при приемке оборудования принимающая сторона должна внимательно осмотреть актив и проверить его техническое состояние. Для этого принимающая сторона может даже воспользоваться услугами стороннего специалиста;
- акт на приемку-передачу оформляется с обязательным указанием о наличии или отсутствии неисправностей.
Как только акт подписан, считается, что оборудование принято на оговоренных ранее условиях и в том состоянии, в котором оно поступило к принимающей стороне. Кроме того, подписанный акт служит основанием для передающей стороны отразить выбытие актива в своем учете.
Кстати, особое внимание при приемке оборудования уделяется правильности оформления всех сопроводительных документов: ведь если в документах указан неверный заводской номер, значит, осуществляется приемка не того актива!
Поэтому очень важно, чтобы все документы были составлены правильно.
Содержание и структура акта
Любое оборудование – это актив, наличие которого на балансе компании подтверждается большим пакетом документов, среди которых серьезную роль играет акт, составленный при первичном поступлении объекта на предприятие.
Этот акт предоставляет ценные для учетного процесса сведения:
- техническое состояние актива;
- основание поступления (передачи) – купля-продажа, дарение, инвентаризация, и иные случаи;
- реквизиты сторон-участниц сделки;
- относится ли объект к амортизируемому имуществу или нет;
- количество поступивших объектов и их оценка;
- перечень сопроводительных документов.
Наличие акта приемки-передачи позволяет правильно отразить поступление оборудования на предприятие и одновременно зафиксировать все отклонения в стоимости, комплектности, в техническом состоянии и количестве. И, если не выявить все эти отклонения сразу, то подписанный акт о приемке-передаче будет свидетельствовать о согласии принимающей стороны с поступлением к ней объекта с указанными именно в акте характеристиками. И доказать потом ошибочность приема будет сложно.
Акт приема-передачи до вступления в силу изменений в закон «О бухгалтерском учете» оформлялся унифицированной формой ОС-14 и ОС-16 (на оборудование с дефектами). Данные формы действуют и сейчас, но обязательными они больше не являются. Поэтому любая компания может предложить принимающей или передающей стороне по сделке свой вариант акта или воспользоваться указанными формами ОС-14 и ОС-16.
Но независимо от выбора формы в акте обязаны быть следующие реквизиты:
- название и дата составления документа;
- название сторон-участниц сделки;
- содержание операции;
- стоимостная и (или) количественная оценка операции, т.е. цена, количество и стоимость сделки в целом;
- Ф.И.О. и должности тех, кто ответственен за совершение и оформление сделки;
- подписи указанных лиц.
Эти реквизиты обязательны для составления любых первичных документов. Но для акта, оформляющего приемку-передачу имущества, эти реквизиты должны быть дополнены еще одним обязательным перечнем, который отражает нюансы процесса.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Обязательные моменты и нюансы составления
Составляя акт на передвижение оборудования, необходимо дополнить его следующими реквизитами:
- подробное описание каждого актива – его заводской номер и техническое состояние, модель, название, производитель, год выпуска, период эксплуатации, остаточная стоимость. Без такого описания невозможно установить, какое именно оборудование принимается.
- основание на передачу – дарение, вклад в уставный капитал, и т.п. Данная информация ложится в основу правильного принятия актива к учету. В частности, если актив подарили, то предприятие – получатель с его стоимости должно будет заплатить налог, как с дохода;
- место передачи. Это очень важно, поскольку если передача осуществлялась на территории передающей стороны, а далее оборудование транспортировалось, то до момента его перевозки следует зафиксировать его техническое состояние. Это оградит передающую сторону от претензий со стороны принимающей компании. А принимающей
компании «место передачи» позволит признать расходы на транспортировку.
Поэтому нужно очень аккуратно отнестись к оформлению акта.
Правила и порядок оформления
Прежде всего, акт составляется:
- в присутствии всех уполномоченных сторонами операции лиц;
- в 2-х экземплярах – для каждой из сторон. Число экземпляров может меняться в зависимости от ситуации;
- в день передачи оборудования;
- без помарок и ошибок;
- с указанием описания объекта, данного в его техпаспорте.
В дополнение к акту прилагаются сопроводительные документы – техническая документация на оборудование, накладная, договор и иные документы, предусмотренные характером операции. Причем, если речь идет о передаче конструктивно сложного оборудования, то данный процесс может происходить в несколько этапов. И на каждый такой этап приема-передачи должен оформляться свой акт.
Подписи всех сторон на акте ставятся тогда, когда процесс передачи окончен и нет никаких претензий к активу.
Назначение и существующие виды данного документа
Как правило, несмотря на законную возможность сформировать форму акта самостоятельно, на предприятиях используют старые, но действующие, бланки:
- форма ОС 14. Составляется на поступление любого оборудования;
- форма ОС 15. Заполняется при приемке-передаче актива для монтажа. При выполнении монтажа сторонним подрядчиком, в состав комиссии, передающей актив, должен войти его представитель;
- форма ОС 16. Составляют независимо от причины поступления объекта, но в случае выявления у него дефектов;
- форма ОС 1 (ОС 1б). Ею оформляют зачисление оборудования (группы объектов) в основные фонды и его передачу в эксплуатацию. На основании этих актов заполняется инвентарная карточка ОС 6 (ОС 6а – на группу объектов). В этой карточке отражают все внутренние перемещения объекта: поступление, ремонт, модернизация, передача в другой цех и т.д. Поэтому, передавая оборудование, например, на ремонт или техобслуживание внутри компании, сведения об этом отражают в этой карточке. Для малого бизнеса вместо карточек можно использовать инвентарную книгу (ОС-6б);
- передавая оборудование в аренду, акт оформляется в произвольной форме, но с указанием тех обязательных реквизитов, которые предусмотрены законом «О бухгалтерском учете». Одновременно к этим реквизитам необходимо отразить: подробное описание оборудования, место передачи, техническое состояние актива, перечень сопроводительных документов и срок тестирования оборудования;
- что касается передачи актив на техобслуживание или ремонт, то, как правило, акт приемки составляет компания, с которой заключен договор на выполнение указанных работ. Но при этом обязательно указывается способ возврата актива обратно.
О том, как правильно принять оборудование в ПО 1С:Предприятие, рассмотрено в следующем видеоролике:
Оставить комментарий