Гарантийное письмо об оплате задолженности

Гарантийное письмо – форма документа, принятого в деловой переписке. Письмо составляется в рамках договорных отношений для подтверждения намерений погашения задолженности.

Документ используют предприятия – юридические лица или ИП. Между физическими лицами форма не принята в связи с невозможностью их участия в коммерческом документообороте. Физлица для подтверждения гарантий используют расписку.

Правила передачи документа

Документ может быть представлен в адрес получателя:

• Лично, с регистрацией документа в журнале входящих форм.
• Через почтовое отправление. Используется юридический или фактический адрес нахождения предприятия, указанный получателем письма.

Письмо адресуется на имя руководителя предприятия или лица, временно исполняющего обязанности.

Назначение письма

Основная задача письма – признание задолженности, образовавшейся в результате реализации хозяйственных договоров.

Один из участников договорных отношений предоставляет другой стороне:

1. Гарантии погашения долга за поставленные товары, оказанные услуги или проделанные работы. Письмо может быть составлено на полную сумму долга или его часть, если платежи производятся по графику.
2. Обязательства оплачивать будущие поставки, услуги, работы – задолженность, которая возникнет после получения материальных ценностей.

Гарантийные письма, представляемые до начала образования задолженности, часто составляют бюджетные организации. Федеральные или муниципальные учреждения не могут работать по предоплате, что иногда приходит в разрез с условиями предприятий, ведущих партнерские отношения после получения аванса.

Структура и обязательные пункты

Законодательной формы для документа не установлено. ГК РФ не содержит указаний на гарантийное письмо и порядок действий с формой. Документ составляется в произвольном виде, но с указанием конкретных формулировок. Учитываются правила деловой переписки.

Письмо может содержать:

• Реквизиты предприятия, гарантирующего оплату.
• Данные компании и руководителя, которой адресовано письмо (располагаются в правом верхнем углу под шапкой отправителя).
• Номер и дата документа, зафиксированные в журнале исходящей корреспонденции лица, предоставляющего гарантии.
• Наименование документа.

Текст о гарантиях должен быть примерного содержания: «ООО «Заря» гарантирует оплату в размере 5 000 (пять тысяч) рублей за поставку оборудования по накладной № 25 от 10.09.2015г. (договор №1 от 15.09.2015г.). Платеж будет произведен в срок до 19 октября 2015 года.». Далее по желанию составителя можно указать реквизиты банка и расчетного счета для оплаты.

Документ подписывает руководитель и главный бухгалтер гаранта. При использовании компанией в деятельности печати подписи заверяются оттиском. ИП часто не используют печать в деловом документообороте и в месте оттиска ставится запись «без печати».

Правила составления документа

Письмо составляется на фирменном бланке предприятия. Форма подразумевает наличие в верхней части бланка полных реквизитов компании.

Документ имеет ряд требований к написанию:

• Деловой язык текста и формулировок.
• Отсутствие в тексте длинных предложений и фраз неясной трактовки.
• Наличие конкретных указаний на номер договора и накладной, если соглашение носит долговременных характер и заключено на несколько поставок.
• Содержание в тексте обращений к конкретным лицам, подписи руководителя и финансового работника либо замещающих их сотрудников.

Письмо должно содержать информацию, которая будет однозначно идентифицирована получателем. Все данные наименований предприятий, ответственных лиц, поставленных товаров должны быть указаны в полном виде.

Юридическая сила письма

Наличие гарантийного письма не предоставляет полной уверенности в том, что задолженность будет погашена в указанный срок и в полном объеме. Документ свидетельствует только о намерении составителя.

Несомненный плюс получения гарантийного письма – возможность продления срока исковой давности для востребования задолженности через суд.

Обязательства по хозяйственным договорам могут быть исполнены в течение 3-х лет с момента:

• Возникновения задолженности по условиям соглашения.
• Дата признания должником своих обязательств.

При наличии гарантийного письма срок давности может исчисляться от даты его вручения, о чем необходимо получателю сделать запись в журнале входящих документов. Решение о продлении срока принимает исполнительный судебный орган при рассмотрении спорных хозяйственных вопросов.

Для получения положительного результата суд должен признать гарантийное письмо как документ, имеющий отношение к договору. Орган учитывает состав обязательных данных документа, позиции сторон в отношении письма.

Порядок оплаты и контроля заказов в 1С Управление торговлей смотрите в следующем видеоматериале: