Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордерНаличный денежный оборот предприятий оформляется кассовыми операциями. Для учета используются кассовая книга и ордера – документы, подтверждающие поступление и выдачу денежных средств. Бумажный или электронный документооборот должен полностью соответствовать остатку денежных средств в кассе предприятия.

Оформление кассовых операций производится в момент проведения действий по приему или выдаче наличности. Предприятие может иметь несколько операционных касс, но ведение кассовой книги, выписка ордеров, учет операций ведется в основной кассе компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Определение разных видов ордеров

Кассовые документы оформляются без помарок и подчисток. При возникновении ошибок форма не корректируется, а составляется повторно. Ордера подлежат регистрации в журнале с ведением нумерации в хронологическом порядке, обновляемой ежегодно. Регистрация приходных и расходных форм производится отдельно.

Вид кассового документа зависит от операции:Виды кассовых ордеров

  • Для учета поступлений средств используется приходный кассовый ордер (ПКО). При оформлении операций применяется унифицированная форма № КО-1. Отрывная часть формы (квитанция к ПКО) выдается на руки лицу или представителю, от имени которого вносятся средства.
  • Учет операций по выдаче наличности оформляется расходным кассовым ордером (РКО). Для подтверждения расходных операций применяется бланк № КО-2. Получатель средств в документе должен указать паспортные данные и предъявить документ для сличения.
Формы составляются в единственном экземпляре и подписываются лицами, уполномоченными приказами.
Скачать бланк расходного кассового ордера.

Назначение и порядок использования расходного кассового ордера

Документ РКО подтверждает законность кассовой операции и служит основанием для выдачи средств из кассы предприятия.

Образец заполнения расходного кассового ордера
Образец заполнения расходного кассового ордера

Ордер оформляется при выдаче средств:

  • Для трат подотчетных лиц предприятия. При получении сумм работник должен предъявить паспорт и заполнить личные данные собственноручно.
  • На нужды, определенные приказом – выдачу отпускных, заработной платы и расчета при увольнении.
  • Для проведения инкассации – сдачи средств в банк на расчетный счет предприятия.
  • На иные траты, связанные с ведением деятельности и определенные руководством компании.

По окончании кассового дня по сумме всех РКО выводится кредитовая часть операций и сальдо на конец дня.

Правила заполнения расходного кассового ордераДокумент РКО должен быть заверен должностными лицами. Форму подписывают:

  1. Руководитель предприятия или равнозначное должностное лицо, уполномоченное приказом.
  2. Главный бухгалтер компании.
  3. Кассир, осуществляющий выдачу средств.
  4. Физическое лицо при его участии в расходной операции.

Предприятия могут производить расчеты путем наличного денежного оборота. При выдаче средств через кассу необходимо придерживаться ограничения, установленного для расчетов – 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Общие правила и порядок заполнения данного документа

Документ РКО формирует в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель или заполняется на готовом бланке. Формирование документа производит кассир либо работник бухгалтерии. Ордер должен содержать реквизиты, позволяющие подтвердить уникальность операции.

До выдачи денежных средств в РКО вносятся данные:

  • Наименование предприятия и подразделения.
  • Номер согласно регистрационных данных журнала.
  • Дата составления документа и выдачи средств.
  • Счета дебета и кредита (51 счет – «касса») операции.
  • Сумма к выдаче цифрами.
  • Код целевого расхода (для бюджетных учреждений).
  • Данные о фамилии, имени и отчестве лица, получателе средств. Сведения указываются без сокращений.
  • Сумма прописью. Начало записи ведется от края строки, незаполненная часть строки прочеркивается.
  • Приложение – документальное основание выплаты.

Важная часть документа предназначена для заполнения получателем. Лицо должно указать сумму прописью, собственные данные и заверить текст подписью. Контроль над правильным заполнением строк лежит на кассире, выдающим средства.

Нюансы при оформлении

Формирование РКО осуществляется на основании оправдательного документа – ведомости, приказа, авансового отчета. Часть ордеров выступает в качестве дополнений к подтверждающим выплату документам, ранее подписанных руководителем.

Особенности оформления расходных кассовых ордеров РКОПри выдаче вознаграждения работникам или инкассации РКО руководителем не заверяется. В разделе основания вносится запись о документе-основании. Примерный текст записи: «выдача заработной платы за октябрь 2015 года по ведомости № 35 от 30.09.2015г.». Оправдательный документ должен быть заверен руководителем.

Порядок оформления данного вида документа в 1С рассмотрен в следующем видеоматериале:

Учет и хранение

Расходные кассовые ордера относятся к формам первичного бухгалтерского учета. Кассовые документы аналогично иным бумагам первичного учета подлежат архивации в течение 5 лет. Срок исчисляется с года, следующего за периодом проведения операций. По истечении периода документы подлежат утилизации по акту и в присутствии комиссии.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Рубрика: Бланки

Остались вопросы?