Бланк строгой отчетности для ИП в 2023 году

Текущее законодательство разрешает заменить кассовую технику бланками строгой отчетности. И это право дано, в том числе и предпринимателям. Однако чтобы воспользоваться данным правом, необходимо соблюсти определенные жесткие требования по отношению к форме бланков, их заполнению и хранению.

В противном случае, предприниматель, нарушивший указанные требования, будет признан не применяющим кассовый аппарат и наказан со всей строгостью закона. Но как соблюсти все эти нормы? Об этом-то в данной статье и пойдет разговор.

Порядок использования и виды БСО

Полноценной заменой кассовому аппарату бланки строгой отчетности (по тексту далее – БСО, бланки) служат только, если соблюдаются несколько условий, причем, одновременно:

1. если предпринимателем оказываются услуги населению и (или) другим предпринимателям;
2. если оказываются услуги, которые поименованы в классификаторе ОКУН;
3. если выдаваемые БСО в полной мере соответствуют требованиям по форме и реквизитам, утвержденным Правительством в Постановлении №359 от 06 мая 2008г.

Если первые два условия достаточно просто выполнить, то третье – форма и реквизиты БСО – потребует серьезной работы, поскольку все БСО условно делятся на два вида:

1. бланки, разработанные органами исполнительной власти, курирующими конкретную сферу деятельности, – путевки, билеты на концерты, и т.д. Поэтому, прежде чем приступить к разработке своей формы бланка, следует уточнить, не придуман ли уже для этого вида деятельности такой документ;
2. бланки, разработанные самостоятельно предпринимателем. Они должны содержать в себе все реквизиты, которые поименованы в Постановлении Правительства №359.

Образец бланка строгой отчетности

Что обязательно необходимо указать

Для разрабатываемых самостоятельно форм БСО Правительство в своем Постановлении №359 предусмотрело целый список реквизитов, которым необходимо быть на документе в обязательном порядке:

1. название и серия документа, и из 6 знаков его номер;
2. ИНН и имя, отчество и фамилия предпринимателя;
3. содержание или название оказанной им услуги;
4. стоимость данной услуги в валюте РФ;
5. размер платежа, который должен быть внесен наличными средствами или же с помощью платежной карты;
6. дата, когда был произведен расчет и составлен документ. Стоит отметить, что БСО по своей сути приравнены к кассовым чекам и к ним предъявляются те же требования, что и к чекам: т.е. БСО оформляются и выдаются непосредственно при оплате. Таким образом, дата платежа и дата составления документа – одно и то же;
7. подпись того лица, которое ответственно за заполнение бланка, его имя, фамилия, отчество и должность, а также должна стоять печать.

Кроме того, обязательным условием являются «иные реквизиты», которые отражают специфику оказанной услуги. Этими реквизитами предприниматель вправе дополнить БСО. Но ни один из обязательных реквизитов из бланка не может быть удален. Иначе, такой документ не будет признан бланком строгой отчетности.

Если все-таки БСО разработан федеральным органом исполнительной власти, у которого есть полномочия по разработке БСО, то предприниматель будет обязан пользоваться именно такой формой. Поэтому необходимо уточнять данный аспект в нормативных актах!

Ситуации, когда можно выдавать бланки строгой отчетности, рассмотрены в данном видеоматериале:

Где берут данные документы

Для получения БСО есть только два способа:

1. типографский способ. Тогда в обязательном порядке на бланке должны быть отражены следующие данные об изготовителе бланка: его название в сокращенном виде, адрес, ИНН, а также номер заказа, величина тиража и год исполнения заказа. Фактически эти сведения являются обязательными реквизитами. Но, утверждая свои формы БСО, федеральные органы исполнительной власти вправе предусмотреть отражение и иной информации об изготовителе бланков;
2. с использованием автоматизированной системы. Не стоит радоваться – это не компьютер, а особая техника, которая:
   • должна хранить о бланках строгой отчетности всю информацию не менее 5-ти лет;
   • иметь защиту от несанкционированного проникновения в ее память на этот же срок;
   • не прерывать при заполнении и выпуске БСО их нумерации и серии.

   При этом на данную систему должна быть техническая документация, которая подтвердит ее способность соблюдать все указанные требования работы одновременно.

Таким образом, предприниматель самостоятельно отпечатать бланки строгой отчетности не может, если, конечно, у него нет автоматизированной системы. Поэтому, заказывая типографскую печать БСО, следует внимательно проверить наличие всех обязательных реквизитов.

Правила заполнения

Заполняя бланк, одновременно необходимо оформить и его копию (не менее 1-го ее экземпляра). Или у бланка должна быть отрывная часть, полностью повторяющая все реквизиты его основной части. Это необходимо, поскольку один документ должен остаться у предпринимателя, а другой – у заказчика услуги.

Все бланки заполняются в момент получения денег или после проведения расчета платежной картой. Но не раньше этого и не позже: не допускается оформление БСО на день позже получения расчета от заказчика!

Все бланки должны оформляться четко, без ошибок и исправлений. При появлении помарок или необходимости внесения исправлений, следует перечеркнуть неправильно заполненный или испорченный бланк, и подшить в Книгу учета бланков за тот день, в котором произошла порча документа; и потом правильно заполнить новый. Но ни в коем случае «плохой» бланк не выбрасывают! Более того, в отдельных компаниях к нему прилагают даже объяснительную, указывающую причину порчи документа.

Бланки, оформленные за день, суммируются, и на их полную сумму составляется приходный кассовый ордер, если предприниматель оформляет такие документы.

Бланки должен заполнять тот, на кого возложили обязанность по хранению, учету и выдаче БСО, или самим предпринимателем.

Порядок учета и проверки

При изготовлении типографским способом бланки учитывают в Книге учета бланков по их названиям, сериям и по нумерации. Сама Книга – каждый лист – предварительно нумеруется, сшивается и скрепляется печатью и подписью предпринимателя.

Учет и использование БСО ведет должностное лицо, с которым предприниматель заключил договор о материальной ответственности и которое принимает у населения наличные деньги. Если такового работника нет, то все операции и вся ответственность за сохранность, учет и прием бланков ложится на самого предпринимателя.

Принимаются бланки строгой отчетности путем фактической сверки их количества, номеров и серий с сопроводительным документом. Прием производится в присутствии комиссии и в день, когда бланки поступили на предприятие. По итогам сверки ответственное лицо составляет акт приема БСО, который подписывает предприниматель. И только после этого производится принятие бланков уже на учет.

Храниться неиспользованные бланки должны в специально отведенных сейфах, исключающих несанкционированное в них проникновение.

Инвентаризация БСО проводится в сроки, какие отведены предпринимателем для инвентаризации наличных средств, имеющихся в кассе.

Более детально об использовании данных видов бланков рассказано в следующем видеосюжете:

Преимущества и недостатки использования

Конечно, использование БСО предпринимателю выгодно:

1. он экономит на приобретении и обслуживании кассового аппарата, включая ежегодную смену ЭКЛЗ;
2. существенно сокращает объем документооборота, исключая из него документы, оформляемые при работе с кассовым аппаратом;
3. исключаются риски, какие несет в себе нарушение закона №54-ЗФ.

Но у применения БСО есть и свои недостатки:

1. их использовать можно только при расчетах с населением и (или) предпринимателями и только при оказании им услуг;
2. если форма бланка не соответствует требованиям Постановления №359, то бланком строгой отчетности такой документ не признается, а предприниматель наказывается за ведение наличных расчетов без помощи кассового аппарата;
3. если клиентов много, то использовать БСО не эффективно, поскольку их заполнение вручную занимает время.

Но если соблюсти все нормативные требования, применение БСО все-таки для предпринимателей выгодно.

Нововведения

Согласно ФЗ №290 от 3 июля 2016 года применение БСО в старом бумажно варианте было возможно только до 1 июля 2018 года. После данной даты все предприниматели обязаны перейти на применение онлайн-касс.

Новые ККТ будут передавать сведение о совершенных покупках и оказанных услуг в Федеральную налоговую службу автоматически с использованием каналов связи.

По просьбе покупателя данные о его покупке могут быть отображены не только на кассовом чеке, но и быть отправлены на электронную почту.