Бланк товарной накладной ТОРГ 12

Бланк товарной накладной используется для документального оформления перехода прав ТМЦ.

Данные документа при его заверении должностными лицами свидетельствуют о факте:

• Отгрузки товара, продукции или других материальных ценностей поставщиком.
• Поступления и приема товара покупателем.
• Оприходования ТМЦ складским работником, ответственным за материальный учет.

Форма относится к документам первичного бухгалтерского учета.

На основании данных накладной бухгалтерия ведет учет движения активов и использует сведения для оправдания законности операций, отчетности.

Данные первичного бухгалтерского учета служат основанием для налоговых регистров и определения налоговых баз основных обязательств предприятия. Для ряда систем налогообложения (например, УСН) накладные служат основанием для заполнения книг учета доходов и расходов.

Предприятие имеет право использовать 2 формы накладной:

1. Бланка, разработанного самостоятельно. В составе данных должны быть отражены основные реквизиты сторон, товара, его характеристики. Форма должна быть утверждена внутренними документами организации или ИП и согласована с ИФНС.
2. Бланка, указанного в журнале унифицированных форм. Документ утвержден Постановлением Госкомстата за № 132 от 25.12.1998г. Официально унифицированные формы отменены, но продолжают использоваться в учете.

Разработанные самостоятельно бланки редко используются предприятиями. Несмотря на законность формы, нестандартный бланк может вызывать вопросы у партнеров и контролирующих их органов.

Правила заполнения

Законодательством установлена возможность использовать бумажную и электронную формы накладных. В документах подлежат заполнению все указанные строки.

Бумажная форма

Бумажный вариант заполнения требует обязательного наличия подписей, удостоверенных печатями:

• Со стороны поставщика – бухгалтером, руководителем и материально ответственным лицом, отвечающим за отгрузку. Право подписи может иметь одно лицо, что предоставляется приказом по предприятию. Если поставщик – ИП без сотрудников, предприниматель единолично расписывается за руководителя, бухгалтера и кладовщика.
• Со стороны покупателя – лицо, принимающее товар (например, экспедитор) и должностное лицо, материально ответственное за прием и хранение. Право удостоверяется на основании доверенности, договора о полной материальной ответственности или иного документа.

При использовании доверенности форма хранится вместе с накладной. Документ бумажной формы составляется в 2-х экземплярах, каждый из который идентичен второму. Накладные после выписки и подписи отправляющей ТМЦ стороны передаются покупателю вместе с грузом. Один бланк остается у принимающей стороны, второй направляется поставщику с экспедитором, курьером или по почте.

При заполнении бумажной формы необходимо придерживаться правил:

• Нумерация документов производится в порядке регистрации. Используется сквозная нумерация согласно хронологии операций.
• Датой документа может быть день выписки формы, не совпадающий со сроком отгрузки.
• В данных поставщика, плательщика, грузоотправителя, грузополучателя указываются подробные сведения о лицах с полными реквизитами и кодом ОКПО.
• Обязательным к заполнению является строка-основание, в которую можно внести договор, счет или иное.
• Содержание данных о товаре должно позволить идентифицировать активы по наименованию, единице измерения, количеству, массе, цене, суммы без учета НДС и с налогом.
• Дополнительные сведения, размещенные под данными о товаре, позволяют упростить отгрузку, транспортировку и оприходование активов, но могут не заполняться отправителем.

Электронная форма

Электронный вариант накладной заполняется практически в аналогичном порядке. Формат документа утвержден Приказом ФНС РФ за № ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012г. Документ подписывается ЭЦП обоими сторонами, что является защитой документа и не требует дополнительных подписей. Форма состоит из 2-х частей, одна из который заполняется продавцом, вторая – покупателем.

Онлайн урок о создании электронной товарной накладной в 1С 8.2 можно просмотреть в следующем видеоролике:

Внесение исправлений при возврате товара

В практике учета возникают случаи неверного составления накладной, необходимость корректировки при отсутствии товара на складе. Процедура действий зависит от причины нестыковки данных на носителе с фактом.

Документ может меняться:

• Путем корректировок, принятых для документов бухгалтерского первичного учета, исключая кассовые и банковские формы. При обнаружении ошибки неверная запись перечеркивается, рядом на свободном месте заносится правильные данные, заверенные подписью руководителя с указанием даты. Поправки вносятся в оба экземпляра.
• Путем выписки новых документов с последующей заменой неверных форм. Вариант в практике часто встречается. Минусом замены служит вероятность подачи уточненных деклараций, если поставщик поменяет форму в отчетном периоде.

Самым правильным вариантом при нестыковке данных является выписка накладной на возврат покупателем. Документ составляется получателем ТМЦ на основании акта ТОРГ-2. Акты составляются при возникновении расхождений по количеству и качеству и являются основанием для предъявления претензий поставщику. Возвратная накладная не отличается от обычной товарной формы и составляется в 2-х экземплярах.

Изменения в накладную, созданную в электронном формате, не производятся. Стороны создают новый документ с корректными данными. Для оформления возврата или изменений данных на основании акта партнерам необходимо разработать двустороннее положение, дополнительно утвержденное предприятиями во внутренних документах.

Прием и передача товара

Отгрузка товара по накладной имеет простую схему оформления.

Поставщиком осуществляются действия:

1. Выписка накладной менеджером согласно заявки покупателя. До составления заказа заключается договор поставки, купли-продажи или иной аналогичный акт. Накладная удостоверяется бухгалтером и руководителем.
2. Сбор заказа материально ответственным лицом с заверением подписью.

Документооборот отгрузки зависит от способа транспортировки:

• Если груз отправляется транспортом поставщика, накладные вместе с ТМЦ передает экспедитор отправителя. По получении товара покупатель принимает груз, о получении которого делается отметка в накладных.
• При пересылке товара транспортной компанией накладные передает экспедитор, не имеющий отношение к документообороту компаний. Второй экземпляр формы пересылается после приема товара поставщику.
• В случае самовывоза груз получает представитель получателя активов. Лицо действует по доверенности, дающей право на получение товара и отметку в экземпляре поставщика. Вместе с товаром покупатель получает 1 экземпляр накладной.

После получения товара кладовщик или иное лицо сверяет наличие фактических ТМЦ с указанными в накладной и спецификации. Отсутствие пересортицы, недостачи, брака позволяют принять груз в полном объеме.

При использовании электронного варианта накладной покупатель после приемки товара заполняет соответствующую часть документа и заверяет ее ЭЦП.

Учет, хранение и перевод из бумажной в электронную систему

Учет товарных накладных ведется в бухгалтерии. Документы подшиваются в единое дело, сформированное по периодам. Предприятие самостоятельно определяет порядок систематизации данных, упрощающий поиск при необходимости.

Срок хранения документов первичного учета в бухгалтерии – 5 лет. Документы бумажной формы представляются для налогового контроля при проверках. Данные от поставщиков могут заноситься в электронные базы и использоваться для уточнений показателей учета.

Полностью электронные накладные, в отличие от документов бумажного формата имеют удобную форму хранения в первоначальном виде. Любая из сторон сделки может распечатать документ и предъявить его органам контроля.

Для перевода документооборота в электронный формат необходимо:

• согласовать действия с партнером;
• разработать порядок заполнения бланка;
• изменения сведений, возврата товара.

Каждой из сторон коммерческой сделки потребуется приобрести комплекты ЭЦП и зарегистрировать право подписи должностных лиц.