Начисление и выплата отпускных в 2023 году: последние изменения, формула и примеры

В соответствии с ТК РФ каждому работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом за сотрудником должны быть сохранены рабочее место и средний заработок. Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, но в отдельных случаях возможно предоставление удлиненного основного отдыха.

Обо всем этом, а также о том, как начисляются и как правильно рассчитать отпускные, и пойдет речь в этой статье.

Условия предоставления

Существует несколько случаев, для которых предусмотрены особые условия предоставления отпуска:

• Человек, совмещающий с основным местом работы несколько дополнительных, может получить ежегодный оплачиваемый отпуск на каждом из них одновременно. Даже в случае, если внешний совместитель еще не отработал 6 месяцев, отдых все равно следует предоставить, если на это согласился основной работодатель. Если длительность отпуска по основному месту работу больше, чем по совместительству, то недостающий период должен покрыть отдых без сохранения заработной платы.
• Сотруднику, выполняющему должностные обязанности в соответствии с трудовым договором, срок которого менее 2-х месяцев, при увольнении положена компенсация из расчета 2 рабочих дня за каждый отработанный месяц.
• Описанные в п. 2 условия предоставления и компенсации отпуска распространяются и на все сезонные работы.
• Если работник устроился к работодателю – физическому лицу, то информацию о том, как будут предоставляться выходные дни и ежегодные оплачиваемые отпуска можно узнать из соглашения, заключенного между ними. При этом рабочая неделя не должна быть больше, а ежегодный отдых меньше, чем указано в ТК.

Вне зависимости от вида отпуска (основной или дополнительный) полный расчет с сотрудником должен быть произведен за 3 дня до его начала.

Предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков осуществляется:

• при вредной или опасной работе;
• при особом характере деятельности;
• при ненормированном рабочем дне;
• при работе на Крайнем Севере или в местности, приравненной к нему.

Если у работодателя есть возможность установить дополнительный отдых для работников, то никто не запрещает ему этого делать. Информация о порядке и условиях их предоставления должна содержаться в коллективном договоре.

Выплаты, учитываемые при расчете

Для расчета обязательно потребуется такая величина, как средний заработок. Учитываемые при этом выплаты:

• зарплата, положенная сотруднику исходя из тарифной ставки или должностного оклада за отработанный период;
• заработная плата, начисление которой производилось по сдельной расценке;
• гонорары, выплаченные работникам сферы искусства;
• надбавки и доплаты, происхождение которых связано с выслугой, ученой степенью, категорией и т. д.;
• различные премии и прочие денежные поощрения.

Расчет среднего заработка не предполагает учет социальных выплат: материальной помощи, оплаты питания, проезда, обучения и т. д.

Определение расчетного периода

Для того чтобы рассчитать отпускные, нужно сначала определиться с расчетным периодом. Им является отрезок времени, необходимый для определения среднего заработка. Для того чтобы начислить отпуск или выплатить компенсацию неиспользованного, нужно взять отрезок продолжительностью 12 месяцев.

Существует несколько вариантов расчета среднедневного заработка, которые зависят в основном от отработанного времени и вида дней, в которые предоставляется отдых. Итак, рассмотрим основные:

• Целиком отработанный расчетный период предполагает самый простой вариант расчета: сумма всего заработка, начисленного в этот период, должна быть поделена на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней (29,4).
• Если имеет место неполная отработка расчетного периода, а для исчисления отпуска используются календарные дни, то расчет должен выглядеть так: величина среднедневного заработка = сумма всего заработка / (29,4 * число полностью отработанных месяцев + число календарных дней в частично отработанных месяцах).
• Если для предоставления отпуска используется понятие рабочий день, то полная или частичная отработка расчетного периода не имеет никакого значения. Величина среднедневного заработка равняется доходу, начисленному за период действия договора, деленному на число рабочих дней в соответствии с календарем шестидневной рабочей недели, приходящемуся на отработанный период.

Месяц считается отработанным не полностью, если имели место быть:

• больничные листы;
• отгулы;
• командировки;
• трудоустройство в январе или мае месяце после праздничных дней (оклад выплачивается полностью, ведь в рабочие дни сотрудник присутствовал на рабочем месте, а при расчете отпускных учитывается, что он трудоустроился после праздников);
• переработка в совокупности с больничным.

Если одно из этих событий присутствовало в месяце, то расчетные календарные дни будут считаться следующим образом: 29,4 / общее число дней в таком месяце * отработанные дни в этом же месяце.

Отпускные будут рассчитываться так: суммарная величина заработка / число отработанных дней * дни отпуска (календарные).

Подробный разбор порядка начисления данных выплат вы можете посмотреть на следующем видео:

Пример при полностью отработанном периоде

Итак, на какие отпускные может рассчитывать работник, добросовестно выполнявший свои обязанности на протяжении года, не прогуливая при этом и не беря больничный?

Здесь все предельно просто: отпускные=величина среднедневного заработка*число дней отпуска.

Для того чтобы определить величину среднедневного заработка нужно заработную плату, начисление которой производилось в расчетном периоде, разделить на 352,8 (число месяцев*среднемесячное число дней).

Например, если величина зарплаты в течение расчетного периода не подвергалась изменениям и составляла 25 000 рублей, расчетный период был отработан полностью, а число дней отпуска равняется 28, то сумма отпускных будет следующая:

• Годовой заработок = 25 000*12 = 300 000 руб.
• Среднедневной заработок = 300 000/(12*29,4) = 850,34 руб.
• Сумма отпускных = 850,34*28 = 23 809,52 руб.

Расчет среднего заработка не зависит от количества рабочих дней в неделе (5 или 6). Из расчетного периода не нужно исключать выходные и праздничные дни, а также короткий месяц февраль.

Данная схема является идеальной для любого бухгалтера, но фактически в жизни возникает множество жизненных ситуаций, влекущих за собой другой порядок начисления.

Как рассчитываются выплаты в случае наличия больничного

Если до того момента, как работник написал заявление на отпуск на 21 день, он уже отработал 1 год в организации, но при этом брал больничный на 12 дней, расчет его отпускных будет выглядеть следующим образом:

• Ежемесячная зарплата = 25 000 руб.
• Зарплата в мае – 14 890,52 (больничный 12 дней).
• Годовой заработок = 25 000*11+14 890,52 = 289 890,52 руб.
• Отработанные календарные дни = 29,4*11 + 29,4/31*(31-12) = 323,4+18,02 = 341,42.
• Величина среднедневного заработка = 289 890,52/341,42 = 849,07 руб.
• Отпускные = 849,07*21 = 17830,47 руб.

Выплаты при увольнении

Часто случается ситуация, что сотрудник, решивший уволиться, еще не успел полностью воспользоваться своим заработанным отпуском. Что же произойдет с этими днями в случае увольнения? Работник должен сам решить, что для него предпочтительнее: денежная компенсация или фактический отдых.

Вне зависимости от принятого работником решения кадровик должен подсчитать все неиспользованные отпускные дни. При стандартном 28-ми дневном отпуске за каждый отработанный месяц сотрудник должен получить 2,33 дня. Если продолжительность последнего отработанного месяца составляет менее 15 дней, то этот месяц не берется в расчет, а если больше, то берется.

Округление полученных дней отдыха осуществляется только в случае, если работник решил их отгулять. На расчет компенсации данное правило не распространяется.

Выплаты при повышении заработной платы

Если в организации, филиале или структурном подразделении произошло увеличение окладов, то при расчете должны быть использованы коэффициенты пересчета. При этом многое зависит от того момента, когда произошло повышение.

Рассмотрим возможные варианты:

• Если оклад был повышен в течение 12 месяцев до периода отпуска, то требуется применение повышающего коэффициента. К = оклад до повышения / оклад после повышения. Применить этот коэффициент необходимо в отношении всех месяцев расчетного периода, предшествующих моменту повышения оклада.
• Если повышение оклада пришлось на месяц ухода в отпуск и к расчетному периоду отношения не имеет, то на повышающий коэффициент (расчет такой же, как в первом случае) нужно умножить все месяцы расчетного периода.
• Если приказ о повышении оклада издали во время отпуска, то увеличению подлежит только та часть, которая совпала со временем увеличения заработной платы. Например, если период отпуска работника с 28 апреля 2023 года по 15 мая 2023 г., а зарплату увеличили с 1 мая 2023 г., то перерасчету подлежит период с 1 по 15 мая 2023 г.

Неполный режим работы

Неполный режим работы предполагает оплату труда работника в соответствии с фактически отработанным временем или выполненным объемом работы. При этом лицу положено такое же число дней отпуска, как и сотрудникам, трудящимся полный рабочий день. Но сумма отпускных, конечно, будет меньше.

Расчет будет производиться по тем же правилам, то есть также потребуется определение среднего дневного заработка. Неполный рабочий день позволяет работнику трудиться, например, 2-3 дня в неделю вместо положенных 5 – он просто должен выработать необходимое количество часов. Величина среднемесячного числа календарных дней при расчете отпуска остается неизменной – 29,4.