Порядок внесения и образец исправлений ошибок в трудовой книжке

Сведения о стаже работы хранятся в трудовой книжке. В настоящее время этот документ считается пережитком прошлого, и его собираются отменять. Но пока решение не принято, каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую.

Иногда случается так, что в этот официальный документ требуется внести изменения. Всю информацию о порядке данной процедуры вы узнаете из этой статьи.

Нормы закона

Есть несколько нормативно-правовых документов, дающих основание на внесение изменений в книжку. Ведь это официальный документ, поэтому необходимо действовать в строгом соответствии с действующим законодательством:

• Трудовой кодекс. В нём содержится несколько статей, подробно указывающих, как вести кадровую документацию. Согласно этим положениям допускается внесение исправлений и изменений в трудовую в случае необходимости.
• Российское законодательство. Такое право предусмотрено федеральным законом от 30 июня 2006 года. Он содержит в себе правила внесения исправлений записей.
• Постановление правительства Российской Федерации.
• Распоряжение Министерства Труда.

Разница между исправлением и изменением записи

Некоторые люди путают внесение исправлений в книжку с оформлением её дубликата. Это полярно противоположные понятия. Дубликат обычно оформляется в случае утери документа или когда он приходит в негодность. Например, в случае пожара или наводнения.

Изменения вносятся в том случае, если меняются анкетные данные работника. К таковым относятся смена фамилии, имени, отчества, сведений об образовании. При внесении изменений устаревшие сведения аккуратно зачёркиваются (одной чертой), рядом или ниже записываются новые данные.

Исправления предусматриваются при внесении ошибочных записей. В этом случае ничего зачёркивать и ретушировать нельзя. Существует определённый порядок исправления неверных записей. Для этого вносится порядковый номер записи, указывается дата и пишется, что записанные за таким-то номером сведения считать недействительными. Затем дублируется номер приказа, на основании которого была допущена ошибка. Это актуально при исправлении ошибок, допущенных при увольнении, поощрениях, трудоустройстве и переводе на другую должность.

Кто должен этим заниматься

Как уже упоминалось выше, трудовая книжка – это очень важный документ, от достоверности сведений в котором напрямую зависит трудовой стаж и, соответственно, пенсия. Поэтому заниматься их ведением, а тем более внесением исправлений может только уполномоченное лицо.

В крупных компаниях обычно этим занимается отдел кадров или менеджер по персоналу. Если фирма имеет ограниченный штат сотрудников, эта обязанность обычно ложится на плечи главного бухгалтера или лица, которое исполняет его обязанности. Иногда ведением трудовых занимаются секретари или наиболее ответственные работники. Очень редко этим занимается непосредственно руководитель предприятия.

Для общего сведения можно сообщить, что трудовые в организации хранятся до востребования. Срок хранения составляет 50 лет. В случае смерти работника книжка выдаётся по первому требованию его ближайшим родственникам.

Порядок внесения изменений с примерами

Рассмотрим данную процедуру на конкретных примерах.

Изменение анкетных данных

Сотрудницы женского пола при вступлении в брак обычно берут фамилию мужа. Иногда случаются ситуации, когда муж берёт фамилию жены. В этом случае указанные сведения в трудовой оказываются недействительными. В такой ситуации работнику нужно прийти в отдел кадров с паспортом, выписанным на новую фамилию и свидетельством о браке.

Менеджер по персоналу перечёркивает (одной чертой) старую фамилию и записывает новую. Затем делает пометку, на основании чего были внесены изменения со ссылкой на соответствующий документ. Примечание должно быть заверено подписью лица, сделавшего запись, и печатью предприятия.

Изменение данных об образовании

Например, работник трудоустроился сразу после окончания школы или профессионального технического училища, о чём есть соответствующая запись в графе образование. Но за время работы он поступил в институт и получил еще и высшее. Соответственно, в трудовую должны быть внесены соответствующие изменения.

В этом случае допускается внесение дополнений через запятую. То есть, если была запись о получении работником средне-специального или технического образования, на основании полученного диплома вуза через запятую вносится дополнение «высшее». В строку, указывающую на специальность, таким же образом вносится дополнение о полученной после учёбы профессии, например, инженер.

Согласно инструкции в этом случае необязательно указывать ссылку на документ, который послужил основанием для дополнения. Кроме того, в трудовой обычно ограничено место для внесения подобных данных.

Изменение записей о работе

В случае, если при приёме на работу была сделана неправильная запись, а также в случае перевода сотрудника на другую должность, увольнения, в том числе и незаконного, записи исправляются следующим порядком:

• В разделе «Сведения о работе», после записи сделанной последней, в первой графе ставится порядковый номер. Затем указывается дата и пишется «Запись за номером (№ ошибочной записи) считать недействительной». Потом вносятся правильные данные с указанием оснований для исправления. Изменения заверяются подписью и печатью руководителя организации.
• В случае, если предприятие, допустившее ошибку, ликвидировано, или работник переехал в другой город или регион, то на новом месте работы издаётся соответствующий приказ и на основании этого вносятся изменения.
• В случае, если изменилась причина увольнения сотрудника, порядок действий остаётся такой же, как и в предыдущем варианте. Только в третьей графе пишется «Причину увольнения считать недействительной».

Более подробно об этой процедуре вы можете узнать из видео:

Наиболее распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, и работники кадровой службы не являются исключением. Только в результате допущенной ими небрежности при заполнении трудовой человек рискует потерять стаж, и могут возникнуть проблемы с Пенсионным фондом. Быть внимательным при оформлении документов нужно не только менеджеру по персоналу, но и самому сотруднику. Вот перечень наиболее распространённых ошибок и порядок их исправления:

• Довольно часто допускаются ошибки при оформлении титульного листа. Неверно указывается дата рождения или паспортные данные сотрудника. В этом случае исправления не вносятся, а испорченный бланк аннулируется, о чём составляется соответствующий акт.
• При первом трудоустройстве данные о работнике записываются с его слов. Это серьёзное нарушение со стороны отдела кадров, как следствие могут быть допущены ошибки. При первом оформлении книжки данные для заполнения должны браться только с оригинала официального документа. Например, паспорта или свидетельства о рождении.
• Неразборчивая подпись на титульном листе. Лицо, ответственное за оформление трудовой, обязано разборчиво писать свою фамилию и инициалы.
• Отсутствие печати на титульном листе. В этом случае работнику необходимо обратиться в организацию, где он раньше работал, и исправить ошибку. Если предприятие больше не существует, то к его правопреемнику или вышестоящей организации.
• Поставленная печать закрывает подпись. Печать предприятия ставится в строго определённом месте, и она не должна закрывать записи.
• Запись об изменении сведений не заверена печатью. Любые внесённые в трудовую записи, дополнения и изменения должны сопровождаться печатью организации и подписью ответственного лица.
• При изменении сведений предыдущая запись замазана корректором или зачёркнута так, что её невозможно прочесть. Согласно действующей инструкции, все исправления выполняются зачёркиванием одной чертой. Зачёркнутая запись должна быть читабельной.
• Запись цветными чернилами. Согласно правилам, все записи выполняются только синим, чёрным или фиолетовым цветом.
• Не проставлен штамп о вкладыше. Сам вкладыш не вшит в трудовую. В том случае, если все страницы заполнены, должен выдаваться вкладыш, на котором продолжаются записи и ставится штамп о его выдаче. Необходимо учитывать тот факт, что без самой книжки вкладыш считается недействительным.
• Во время работы в другой организации была допущена ошибка в её названии. Обычно это решается следующим образом: менеджер по персоналу отправляет запрос в эту компанию и получает официальный ответ с правильно указанным названием. Этот документ хранится вместе с трудовой.

Помните, что по закону, в случае допущенной ошибки вы можете потребовать оформления новой книжки. Но это актуально лишь в том случае, если вы работаете в одной организации. Если вы успели поменять несколько мест работы, смысла в оформлении нового документа нет, много времени уйдёт на восстановление записей, сделанных в других компаниях.

Восстановление книжки

Утрата любого документа влечёт за собой процедуру его восстановления. В случае утери трудовой порядок её восстановления следующий:

• Письменное заявление непосредственному руководителю предприятия. Если в момент утери человек безработный, то необходимо сообщить об этом на последнее место работы.
• Для подтверждения трудового стажа понадобятся следующие документы:
  • трудовой договор;
  • документы, подтверждающие получение заработной платы (квитанции, ведомости, выписки с лицевых счетов);
  • приказ о приёме на работу;
  • данные о трудовом стаже.
• Дубликат должен быть получен не позднее чем через две недели с момента подачи заявления. Трудовой стаж будет указан общим объёмом без разделения по организациям.

В случае, если трудовая будет утрачена по вине руководителя предприятия, стаж может подтверждаться на основании приведённых выше документов или со слов двух свидетелей. С предприятия, утратившего книжку работника, может быть взыскан штраф в размере 50 000 рублей.