Хозяйственная деятельность некоторых мелких и средних предприятий может вестись и в натуральном денежном исчислении, то есть между контрагентами расчеты могут вестись наличными деньгами. Организация должна контролировать все поступления и должным образом отражать их на балансе.
Прием наличных денежных средств строго лимитирован, он не должен превышать 100 тыс. рублей в пределах одного договорного обязательства, а все приходные операции оформляются приходно-кассовым ордером.
Что это за документ?
Под приходным кассовым ордером (ПКО) принято понимать первичный бухгалтерский документ, унифицированный бланк формы КО-1, отражающий поступление любых денежных средств на баланс предприятия. Форма ордера стандартизирована и едина для всех хозяйствующих объектов: запрещено ее видоизменение, добавление или удаление разделов единого документа.
С 1.06.2014 введен новый порядок учета кассовых операций, которые вступили в законную силу в 2015 году. Исходя из Указа ЦБ РФ за номером 3210-У для индивидуальных предпринимателей дано послабление: они могут не заниматься ведением кассовой книги, оформлением ПКО, все финансовые операции могут оформляться на стандартном бланке приходного ордера. Но если ИП ведет свою хозяйственную деятельность по УСН, где налоговая база исчисляется из расходов минус доходы, то оформлять как приходные, так и расходные ордера необходимо в обязательном порядке.
Подробнее о том, для чего нужен данный документ, можно узнать из следующего видео:
Кому дано право оформления ПКО?
- Главному бухгалтеру предприятия;
- Бухгалтеру или любому должностному лицу, у которого есть на это право;
- Контрактному лицу, с которым заключен договор на ведение бухгалтерской отчетности предприятия;
- Руководству предприятия.
Если предприятие не имеет своего штатного бухгалтера, то приходные документы своей подписью заверяет руководитель. Если приходные документы оформляет кассовый сотрудник, то на бланке ордера он проставляет фирменный штамп с указанными реквизитами организации. У кассира должны быть образцы подписей лиц, которые имеют право на заверение документа.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Когда он используется?
Для тех мелких и средних предпринимателей, которые не используют для учета поступлений контрольно-кассовое оборудование, необходимо применять контрольно-кассовый ордер. Все деньги, которые поступили от операций, должны быть оприходованы по ордеру. К ним можно отнести:
- Приобретение продукции наличными деньгами;
- Возврат суммы по отказным операциям с поставщиками продукции;
- Получение наличных средств в финансовых организациях;
- Прочее поступление денежной наличности.
Приходно-кассовый ордер заполняется в единственном числе. Исправления и помарки в нем недопустимы.
Как вести и правильно заполнить бухгалтерский баланс в 2023 году – смотрите здесь.
Если вас интересует, как правильно рассчитать НДФЛ – ознакомьтесь с этой статьей.
Как он выглядит?
Бланк разделен на две части: сам документ и отрывная часть, на которых проставлен один и тот же учетный номер. Отрывной корешок передается лицу, которое вносит наличные средства на баланс предприятия. Выписывать документ можно вручную или посредством компьютера. Если в документ внесены ошибочные данные, он подлежит уничтожению.
Иногда у неопытных бухгалтерских сотрудников возникает закономерный вопрос: нужен ли приходный документ в случае поступления денежных средств от оптовых покупателей? Наиболее верно поступит та организация, которая будет фиксировать поступление и кассовым чеком, и ордером. На основании ФЗ №54 у продавца нет строгой обязанности каждый раз выписывать приходный ордер при получении денег наличными, такая возможность возникает по окончанию рабочего дня: сразу заполняется приходный документ на выручку. Но совсем другие рекомендации дают Методические Рекомендации ЦБ РФ: такая возможность оформления ордера на все поступления есть только в том случае, если предприятие работает с населением, например, оказывает услуги.
Продающая компания при расчетах с населением обязана выдать покупателю не только кассовое подтверждение поступления средств, но и корешок приходно-кассового ордера. При составлении бухгалтерских и налоговых отчетов все приходные операции должны быть подтверждены ордерами, оформленными на гражданина, предпринимателя или организацию.
Как правильно его заполнить?
- Начинают оформление с шапки документа. В ней прописывают юридическое название предприятия и номер структурного подразделения, если таковое присутствует. В случае его отсутствия проставляется прочерк.
- Графа «Коды» проставляется в соответствии со справкой, выданной Росстатом РФ.
- Затем переходим к заполнению номера приходного документа: ему присваивается очередной номер журнала регистрации. Журнал ведется с начала финансового года.
- Графа «Дата» заполняется с установленным порядком заполнения: сначала проставляют календарный день, затем соответствующий месяц и, наконец, текущий год. Приходный ордер оформляется строго в день поступления средств, по которому и можно отследить эту дату.
- Следующая графа – «Дебет». Если предприниматель не использует план бухгалтерских счетов, то эта строка остается пустой. Все эти данные должен заполнить бухгалтер предприятия.
- Графу «Кредит» также заполняет ответственный бухгалтерский сотрудник, где отражаются субсчета поступлений.
- Особое внимание нужно уделить пункту «Сумма». Здесь проставляется точная сумма поступлений вплоть до копеек в цифрах и прописью.
- Графу «Код целевого назначения» прописывают в том случае, если на предприятии применяют систему кодирования счетов для бухгалтерской отчетности.
Теперь переходим к заполнению отрывного корешка:
- Графа «Принято» заполняется в соответствии с ФИО вносившего деньги сотрудника предприятия, или прописывается полное наименование организации и ФИО сотрудника, действующего от имени организации.
- «Основание» — отражает суть проведенной денежной операции.
- Затем оформляем пункт «В том числе», где отображают сумму налога на добавленную стоимость, если это отвечает бухгалтерской стратегии предприятия.
- В Приложениях можно указать документы, на основании которых поступили денежные средства на счета предприятия.
Важно знать: каждый ПКО должен быть зарегистрирован в учетной книге и подписан лицом, отвечающим за приходные документы предприятия. В документе кроме подписи должна присутствовать и ее расшифровка. Получает документ кассовый сотрудник, при этом он в обязательном порядке проверяет:
- Истинность подписи сотрудника бухгалтерии;
- Правильно ли оформлен приходный документ;
- Присутствие документов, указанных в графе «Приложения».
Если что-то не соответствует Методическим Рекомендациям ЦБ, то кассир обязан вернуть документ на доработку. Если весь документ оформлен правильно, то кассовый сотрудник оформляет денежные поступления и проставляет свою подпись, подтверждающую их поступление, и на самом ордере, и на отрывном корешке, который и передает сотруднику, передавшему деньги предприятию.
Кассир должен проверить соответствие указанной в ордере суммы с наличными деньгами. Проверять нужно только так, чтобы пересчет видел сам сотрудник, вносивший деньги. Если цифры не сходятся, то кассовый сотрудник предлагает добавить нужную сумму или возвращает излишки. Если ответственное лицо отказывается добавить недостающую сумму, то кассир отдает ему его средства. В этом случае ПКО перечеркивается и возвращается бухгалтерскому работнику, который отвечает за выдачу ордеров, для исправления вносимой суммы.
Обратите внимание: при налоговой проверке на все неоприходованные в соответствии с законодательными актами денежные средства будет наложено взыскание. Для должностных лиц сумма штрафа может быть 4-5 тыс. рублей, а для предприятия в целом – до 50 тысяч. Неоприходованные денежные суммы искажают основания для бухгалтерского и налогового учета, что может быть расценено контролирующими органами как грубейшее нарушение кассовой дисциплины.
Оставить комментарий