Правила и порядок депонирования заработной платы

Получение заработной платы на любом предприятии происходит не реже 1 раза в 15 дней.

При этом, забрать свои средства работник предприятия может как на карточке, так и в кассе бухгалтерии.

В случае, если сотрудник не получил деньги в указанный период – средства будут депонированы.

Депонирование заработной платы происходит только в том случае, когда сотрудники компании получают деньги через кассу предприятия.

Определение депонированной заработной платы и в каких случаях сотрудник может её получить

Как правило, этот период составляет 3 дня с момента получения денег в финансовом учреждении.

При получении депонированной заработной платы дополнительный налог не изымается, так как все отчисления были произведены на момент начисления денег. Это положение утверждено Банком России от 12.10.2011.

Депонированная заработная плата может быть выплачена сотруднику после его письменного или устного обращения в кассу предприятия.

Получение депонированной заработной платы происходит если:

1. Сотрудник по каким-либо причинам пропустил время получения зарплаты.
   Если, например, сотрудник компании находился в отпуске, командировке или на больничном и не смог получить выплаты, он может забрать зарплату после возвращение на рабочее место. В некоторых случаях, если в кассе компании нет средств, сотрудник получит выплаты только при их появлении. Стоит отметить, что множество компаний при заключении договоров с сотрудниками указывают в нем сроки и время выплаты депонированной заработной платы. Такой способ осуществления выплат является приемлемым как для сотрудников, так и для работодателя.
2. Правила и время получения заработной платы было оговорено с сотрудником компании.
   Рабочий на предприятии может составить письменное заявление с просьбой не выплачивать ему зарплату, а депонировать её. В таком случае выплата зарплаты происходит в указанный сотрудником срок. Если работник не получит выплату в указанный им срок, заработная плата будет депонирована и выплачена после запроса сотрудника.

Таким образом, заработная плата депонируется после истечения 3 дней с момента осуществления выплат всем сотрудникам. При этом деньги будут накапливаться, а ведомость о получении зарплаты сотрудниками закрыта. Осуществление выплаты таких средств происходит после устного или письменного заявления сотрудника компании.

Правила учета и выплаты

Учет получения всех выплат на том или ином предприятии происходит кассиром в месте выдачи зарплаты, а также непосредственно в бухгалтерии предприятия. После того, как сумма для выдачи передана в кассу, создается расходная ведомость, в которой указываются суммы выплат, а также фамилии и инициалы каждого сотрудника. Хранение заработной платы в кассе предприятия происходит только 3 дня, те суммы, которые не были выплачены сотрудникам, подлежат депонированию.

Стоит отметить, что учет депонированной зарплаты ведется только на протяжении 3-х лет. Если в течение 3 лет сотрудник не заберет свою зарплату – выплата аннулируется.

Этапы оформления:

1. Составление кассиром компании платежной ведомости.
   На третий день после осуществления выплат зарплаты, кассир напротив фамилии сотрудника, где нет его подписи ставит пометку “депонировано”.
2. Оформление расходного ордера.
3. Возвращение средств на банковский счет.

Стоит отметить, что получить депонированные средства сотрудник компании может в следующий день выплаты заработанных средств или же при необходимости после устного или письменного обращения в финансовое учреждение.

Осуществление выплаты происходит таким образом:

• сотрудник компании пишет заявление о получении средств на имя директора фирмы;
• далее происходит регистрация заявления у секретаря;
• передача заявления в бухгалтерию.

Получить средства сотрудник может и после устного обращения, если такая возможность получения депонированной зарплаты указана в договоре. В случае, если платежная ведомость не была закрыта – гражданин может оформить и забрать деньги непосредственно в кассе предприятия. В случае, когда ведомость была закрыта до обращения работника в бухгалтерию, оформляется РКО (расходный кассовый ордер), по которому сотрудник может получить деньги при обращении в банк. В РКО указывается код организации и наименование операции. Далее сотрудник указывает в ордере слово “получил” и сумму в рублях, после чего заверяет этот документ у директора предприятия и в бухгалтерии компании.

Налоговое законодательство

При уплате налога на прибыль компании, депонированная заработная плата учитывается как расходы фирмы. Именно поэтому, налог на доходы в этом случае не распространяется на накопленную зарплату. Этот закон действует в том случае, когда начисление выплат было произведено в том же месяце, что и оплата налога.

В качестве расходов депонированные средства указываются и при выплате их сотруднику компании, что обусловлено законодательством, а именно, положением Минфина России от 29.07.1998 года.

Что касается НДФЛ (налога на доходы физических лиц), то этот налог в разных ситуациях оплачивается по-разному:

1. Исходя из того, что деньги на выплату зарплаты бухгалтерия берет из банка, уплата налога происходит в момент снятия средств с банковского счета. После возвращения депонированных средств назад в банк, при получении средств сотрудник компании еще раз налог НДФЛ не оплачивает. Таким образом уплата налога не зависит от срока давности накопления средств.
2. Если депонированные средства были выплачены сотруднику компании в кассе – оплата налога НДФЛ проводится кассиром на следующий день после выдачи средств.

Таким образом, обложение налогами депонированной заработной платы может происходить двумя разными способами.

Отображение и учет в проводках

Депонированная зарплата отображается в той или иной проводке в зависимости от стадии и срока давности выплаты.

Так например, депонированная заработная плата сначала регистрируется в зарезервированных средствах на счете 76-4. К этой проводке относятся все суммы расходов, которые были начислены и оформлены в течение месяца. Далее, через 3 года, если сумма не была выплачена, средства переходят на счет 91 “Расходы, которые были не реализованы”.

Если компания состоит в общей системе налогообложения, то депонирование заработной платы может сказываться на сумме налогов предприятия.

Также с помощью проводок фиксируется:

1. Процесс депонирования зарплаты.
2. Возврат средств на счет в банк.
3. Выдача накопленных средств сотруднику компании.
4. Налоговый актив.

Стоит отметить, что все записи оформляются на одну и ту же сумму. На предприятии фиксация и проведение депонированной зарплаты происходит по-разному. Названия и номера проводок указываются бухгалтерией или финансовой организацией.

Сроки выплаты и исковой давности

Если сотрудник не получил свою оплату труда в отведенный для этого срок, он имеет возможность получить средства по востребованию в течение 3 лет.

В первый период (первый год депонирования), сумма фиксируется в платежной ведомости и может быть выдана по требованию сотрудника компании. Если в течение года средства не были получены, бухгалтер второй раз указывает напротив расходной строки слово “депонировано” и средства фиксируются в новой книге на следующий год. Если депонированная сумма не была получена сотрудником компании по истечению 3-х лет, то эти средства списываются в пользу компании и могут быть использованы учреждением на усмотрение руководства.

Оспорить получение депонированной зарплаты по истечению иска давности, он может при обращении в суд. В этом случае сотрудник должен указать весомую причину, почему он не смог получить выплаты в срок. Возврат зарплаты таким способом может занять много времени и сил.

Таким образом, исковая давность депонированной зарплаты составляет 3 года с момента начисления средств.

Списание

После истечения исковой давности депонированной зарплаты, задолженность перед сотрудником списывается и переходит на счет “внереализационные доходы”. Исковая давность рассчитывается от последнего дня выдачи денег сотрудникам организации. Таким образом, если сотрудник не получил зарплату 1 октября 2016 года, то после 1 октября 2019 года задолженность организации перед сотрудником будет списана и гражданин не сможет получить свои деньги.

Списанные средства организация может потратить на свое усмотрение. Срок исковой давности по задолженности организации перед сотрудником закреплена ГК РФ в статье 196.

Исходя из вышеуказанного, депонированная заработная плата, это средства, которые сотрудник не получил в отведенный для этого промежуток времени. Получить депонированные деньги работник организации может на протяжении 3-х лет с момента начисления зарплаты, при этом налог НДфЛ при получении средств в банке не изымается, так как он был отчислен при проведении денег в бухгалтерии.

Правила проведения депонирования зарплаты в 1С Бухгалтерия 8 изложены в следующей видеоинструкции: