Порядок уплаты и сдачи отчетности по НДФЛ в 2023 году

НДФЛ – налог, который уплачивают только физические лица, но его внесение в бюджет выполняет налоговый агент, каким являются организации и предприниматели.

Именно на налогового агента возлагается обязанность по исчислению, уплате налога и представление отчетности по всем произведенным расчетам. И именно налогового агента наказывают за недостоверность сведений и несвоевременность платежей.

Законодательная база по вопросу начисления, оплаты и отчетности по данному налогу

В этой главе утверждены:

• порядок определения объекта налогообложения и расчета налоговой базы;
• порядок и сроки представления отчетности;
• сроки внесения налога в бюджет;
• налоговые ставки и их применение;
• обязанности налогового агента;
• применение и виды вычетов;
• специфика обложения налогом отдельных видов дохода.

В дополнение и на основании Налогового Кодекса (по тексту дальше – Кодекс) приказами ФНС РФ утверждены:

• декларация №З-НДФЛ (№MMB-7-11/671@, 24.12.14г.);
• декларация №4-НДФЛ (№ММВ-7-3/768@, 27.12.10г.);
• справка о полученных налогоплательщиком доходах №2-НДФЛ (№ ММВ-7-11/485@, 30.10.15г.);
• расчет налога НДФЛ, удержанного и исчисленного налоговым агентом, – форма 6 НДФЛ (№MMB-7-11/450@, 14.10.15г.);
• книга учета предпринимателем своих доходов и расходов (совместный приказ от 13.08.2002г. МинФина РФ №86н и МНС РФ №БГ-3-04/430).

Это основные документы, которые используются налоговым агентом при работе с удержанием и расчетом НДФЛ. Кроме того, в статье 230 Кодекса оговорена обязанность налогового агента по использованию налоговых регистров, формы которых указанные лица должны разработать самостоятельно.

Нормативные

Самое главное изменение – это появление формы 6-НДФЛ. Обязанность по ее сдаче возложена на всех налоговых агентов, исключением не являются даже те организации (именно юридические лица), у которых нет сотрудников вообще. Несмотря на то, что отчет должен сдаваться только теми лицами, которые на основании норм Налогового Кодекса РФ признаются источниками доходов физических лиц, обязанность по его представлению возложили и на неработодателей.

Сдача отчета происходит ежеквартально с нарастанием итогов.В этом документе налоговый агент отражает все суммы рассчитанного и удержанного НДФЛ.

Сдаваться указанный Отчет должен:

• до 30-го апреля включительно – за 1-й квартал;
• до 31-го июля включительно – по итогам полугодия;
• до 31-го октября включительно – по результатам 9-ти месяцев;
• не позднее 1-го апреля – по итогам прошедшего года.

На бумажном носителе Отчет могут сдавать только те налоговые агенты, численность сотрудников которых не превышает лимита в 25-ть человек. А в электронном виде Отчет разрешается сдавать всем. При этом бумажный вариант формы 6-НДФЛ должен содержать штрих-код, чтобы документ был машиночитаем; может заполняться  от руки или посредством печатающих устройств. Если же данный Отчет передается в налоговый орган по телекоммуникационным каналам, его нужно заверить электронной подписью самого налогового агента или его представителя.

В 2016 году появилась новая справка № 2-НДФЛ. С помощью этого документа компании отчитываются по полученным налогоплательщиками доходам; по причитающимся им вычетам; по удержанным и перечисленным суммам налогов. В этом случае справка подается по итогам года и не позже 1-го апреля следующего за налоговым периодом года.

Указанная справка также используется и для сообщения в налоговую инспекцию о тех суммах НДФЛ, которые налоговым агентом не были удержаны по той или иной причине. Справки с такими сведениями подаются в налоговую инспекцию включительно до 1-го марта следующего года по данным того налогового года, в каком не было возможности удержать НДФЛ. Обычно подобные сведения подаются по уволенным или уволившимся сотрудникам, по посторонним лицам, которые получили от предприятия ценные подарки в неденежном выражении.

Эти справки могут подаваться на бумажном носителе, но только теми налоговыми агентами, у которых численность сотрудников составляет не более 25-ти человек. А для остальных предусмотрена обязанность представления справок по телекоммуникационным каналам. В электронном порядке могут сдавать и те компании, у которых штат не больше 25 сотрудников, – это их право.

Также с 2016 года серьезные изменения претерпели и сроки, на которые ориентировались для внесения НДФЛ в бюджет.

Новые сроки начисления и уплаты налога

Эти даты утверждены в налоговой статье 223.

Моментом непосредственного получения зарплаты (в денежном и (или) натуральном виде) признается последний день в месяце, за который она начислена сотруднику предприятия, оформленному по трудовому соглашению (!). Если же сотрудник уволен раньше, чем истек календарный месяц, то моментом получения сотрудником заработка считается последний его рабочий день в том месяце, за какой указанному лицу начислены выплаты. В день, который признается моментом фактического получения дохода, происходит начисление НДФЛ, а его удержание – в день непосредственной выплаты заработка. А вносится в бюджет НДФЛ не позднее дня, следующего за числом фактической выдачи (!) сотруднику его зарплаты. И это касается даже депонированного заработка и выданного с опозданием.

На практике это выглядит так:

• в последние число месяца происходит полное начисление зарплаты;
• в этот же день рассчитывается НДФЛ, который необходимо удержать;
• например, 13-го числа следующего месяца сотрудник получает свой заработок и в этот же день удерживается НДФЛ;
• и не позже 14-го числа НДФЛ подлежит внесению в бюджет.

Для доходов, не связанных с оплатой по трудовому договору и выдаваемых денежными средствами, момент их фактической выплаты зависит от варианта такой выплаты (пп.1, п.1 ст.223 Кодекса). Так, если выдаются наличные деньги, то днем получения дохода признается число, когда указанные средства выплачиваются из кассы. Если в безналичной форме, то – день, в который перечисляются деньги на банковский счет физического лица, и т.д. Таким образом, расчет НДФЛ и его удержание в этих случаях осуществляется на дату, когда налогоплательщику выплачен доход. А вот внесение НДФЛ в бюджет должно быть реализовано на следующий день после получения указанных доходов. И не позже.

Для доходов, не связанных с выплатами по трудовому договору и предоставляемых в натуральной форме, их фактическое получение определяется с учетом норм пп.2 п.1 ст.223 Кодекса. В частности, это может быть день, в который физическому лицу переданы ТМЦ, и т.д. При получении таких неденежных доходов НДФЛ считается на дату их начисления, удерживается при непосредственном их получении, а в бюджет вносится не позже дня, какой следует за днем действительного получения подобных доходов.

На основании п.6 налоговой статьи 226 перевод НДФЛ в бюджет должен выполняться не позже последнего дня месяца, в котором выплачивались средства по больничным листам (в том числе и в виде пособия, предоставляемого при уходе за больным ребенком) и в виде отпускных. Расчет самого налога в таких случаях производится в день начисления указанных сумм, его удержание – в момент выплаты этих доходов, а вот перевести удержанный НДФЛ в бюджет нужно строго до конца месяца, в каком указанные средства были выплачены.

Стоит отметить, если день перечисления в бюджет налога НДФЛ попадает на выходной, то обязанность по переводу налога в бюджет переносится на ближайший рабочий день. И не позднее!

Особое внимание стоит уделить изъятию НДФЛ с авансов по зарплате, которые платятся в течение месяца.

В данной ситуации нужно исходить из следующего:

• моментом получения (т.е. начисления) заработка в соответствии со статьей 223 Кодекса (п.2) считается последнее число в том месяце, за который начислена оплата труда; а если работник увольняется – последний день его пребывания на рабочем месте;
• НДФЛ рассчитывается в день начисления зарплаты, а непосредственное удержание налога происходит в момент ее выдачи;
• таким образом, при выплате аванса, который получают сотрудники в течение месяца, не возникает основания для расчета налога, поскольку данная обязанность появляется только в последний день указанного месяца. И это значит, что налог НДФЛ с авансовых платежей не нужно высчитывать, удерживать и вносить в бюджет!

Нарушения сроков

Несвоевременность при расчетах с бюджетом по НДФЛ грозит налоговому агенту наказанием на основании статьи 123 Кодекса.

Согласно этой статье размер санкции составляет 20% от суммы НДФЛ, которая должна быть удержана и (или) внесена в бюджет.

Нововведения, связанные с НДФЛ, рассмотрены в следующем видеосюжете: