Правила и порядок оформления приказа о командировке в 2023 году

Сегодня очень много компаний направляют своих сотрудников в командировки по стране или же заграницу.

С каждым днем законодательство меняется и меняются некие положения их статей. Поэтому очень многие директора и руководители должны следить за изменениями законодательства, так как знание процедуры подготовки приказа о командировке входит в их непосредственные обязательства, и, в случае ее нарушения, именно они отвечают за свои ошибки.

Законодательные и и трудовые нормы, регулирующие данный вопрос

Однако, если работник выполняет свои обязанности в пути или же в разъездах по определённым точкам, к служебным командировкам это не имеет никакого отношения. Все особенности и нормы служебных командировок определяются согласно законам РФ.

Данный термин регулируется такими ссылками на закон как:

• ст. 166 ТК РФ,
• п. 2 Положения, закрепленного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

О необходимости составления данного документа рассказано в следующем видеосюжете:

Порядок оформления

Порядок процедуры оформления командировок можно сгруппировать в такие этапы.

В первом этапе готовится служебная записка, где указывается цель и надобность направления работника в путь, чтобы исполнить поручение своего руководителя.

На втором этапе руководитель предприятия выдает некий указ, где он рекомендует своего сотрудника для отправки в служебную командировку. Данный приказ руководителя будет фундаментальным доказательством для последующей оплаты суточных работнику и расчетов налоговых расходов. Согласно п.п. 140.1.7 НК сумма суточных расходов рассчитается соответственно предписанию о поездке и советующим фундаментальным документам. Если данный приказ отсутствует, то суточные не выплачиваются.

В третьем этапе рассчитывается сумма командировочных, иными словами аванс. Так как руководитель принял решение направить сотрудника  в поездку по поручении, то нужно продумать сумму командировочных работника. Как определяется аванс? Работодатель определяет сумму с учетом таких критериев: суточных расходов, расходов на выплату проезда и аренду комнаты или гостиницы. Это довольно просто рассчитать с помощью сметы расходов на командировку.

В четвертом этапе предусмотрена выдача аванса работнику на командировку. Перед тем как отправить работника в командировку, директор должен обеспечить сотрудника денежными средствам (аванс), которые будут использованы во время командирования. В случае невыдачи работнику аванса, это несет за собой нарушение трудового законодательства, и предвещает административный штраф, размер которого составит от 30 до 100 необлагаемых минимальных доходов.

Пятый и последний этап предусматривает, что труженик обязуется после окончания командировки предоставить следующие документы:

• представить отчет об использовании аванса, выданных на командирование или под отчет по форме, утвержденной предписанием  ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996, необходимо добавить документы (чеки, выписки), которые подтверждают использование средств;
• возвратить деньги, которые вышли с лимита аванса, если такое предусматривается.

Совокупность лишних трат денег возвращается тружеником в кассу или переводится на банковский счет нанимателя до или во время предоставления отчетности (п.п. 170.9.2 НК). В случае перечисления денег на поездку на личную банковскую платежную карту работника, такой человек обязуется по прибытию из спецкомандировки предоставить отчет о количестве и направлениях использования аванса, который был выдан ему на поездку. Это необходимо выполнить до окончания 5-го банковского дня, в котором он завершает задачу.

Содержание

Для того, чтобы составить приказ о командировке нужно такие основные данные:

1. Дата оформления приказа, присвоение ему индивидуального номера. Вверху бланка нужно название предприятия и его ОКПО.
2. Информация о месте направления сотрудника в командировку, личные данные работника (ФИО, структурное подразделение).
3. Также необходимо указать сроки отъезда и приезда.
4. Указывается цель командирования, если необходимо, также нужно указать источник получения финансовых средств для командировки.

Распоряжение директора или генерального директора о направлении работников в командировку имеет срок хранения около 5 лет (командировки на долгий срок за рубеж –10 лет). Учитывается в журнале регистрации командировок.

Правила оформления

Оформляет приказом о командировке руководитель. В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.

Структура

Если рассматривать поездку сотрудника, которая будет соответствовать рассмотренным признакам служебной поездки, то ее необходимо оформить правильным способом, так чтобы оплата труженику и его траты, связанные с данной спецпоездкой, были обоснованы и подкреплены квитанциями. Руководитель вправе один определять количество и формы нужных документов (это зависит от масштаба организации, структуры и других факторов).

Структура приказа о командировании работника следующая:

• название организации;
• название документа (приказ или распоряжение);
• номер и дата документа;
• заголовок;
• табельный номер, ФИО, должность, подразделение командируемого;
• источник финансирования;
• место, цель и период командировки;
• на каком основании совершается командировка;
• подпись руководителя фирмы и командируемого работника.

Правила учета и хранения

Руководителям и директорам настойчиво рекомендуется вести подсчет сотрудников, которые отправляются в служебные командировки из компании, которая командирует работников и прибывают обратно. Порядок учета и форма журнала, выбывающих в служебные поездки работников, подтверждены Указом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8. До тех пор, пока не выдано официальное распоряжение об отмене журналов, лучше следовать правильному их ведению, если в журналах будут обнаружены ошибки и неточности, это может повлечь штраф при проверке инспекции труда.

Особенности составления для директора/гендиректора

Нужно учесть некие особенности по оформлению приказа о командировке. К примеру, если в командировку отправляется директор или гендиректор, тогда его работа регулируется пунктами как трудового так и гражданского законодательства.

При оформлении командировки директора применяются те же формы, что и при направлении в спецпоездки остальных работников, а именно:

• командировочное удостоверение;
• указ о направлении работничка в поездку;
• служебное задание для направления в спецпоездку, а также  отчет, который свидетельствует о его выполнении.

Как указано выше, эти документы подписываются хозяином предприятия. В таком случае у многих граждан возникает вопрос, что при возникновении необходимости в поездке главный руководитель сам себя туда отправляет? Да, это именно так.

Изменение сроков командировки

Порядок изменения периода поездки, отзыва из командировки или ее продления может быть установлен в пунктах о поездках, принятом в компании или госучреждении.

Решение об отзыве работника с командировки оформляется указом руководителя предприятия.

В случае изменения периода поездки нет необходимости вносить правки в приказ или командировочное удостоверение, однако необходимо будет оформить дополнительные документы. Оплата расходов, которые были совершены за время командирования, производится по факту пребывания в командировании.

Назначение суточных

В законодательстве РФ нет ограничений расходов в сутки, которые по решению руководства организации могут быть компенсированы работнику в служебной поездке. Однако в налоговые расходы предприятия вносятся только расходы, не превышающие установленные законодательством РФ (п.п. 140.1.7 НК) нормы.

Изменении маршрута

Так же по закону разрешено возмещать денежные средства, которые затраченные на возврат билетов на поезд, самолет и тд. по разрешению директора фирмы, в случае решения об отмене спецкомандировки, отзыве из поездки и по другим уважительным причинам при наличии документа, который подтверждает расходы.

Некоторые особенности

Согласно п.1 разд. ІІІ Инструкции №59 поездка за границу осуществляются сообразно с распоряжением директора организации после утверждения поставленной задачи, в которой указана цель поездки, задачи и ожидаемые результаты спецкомандировки, период, условия пребывания за рубежом и сметы расходов. Период поездки определяется руководителем, но он не должен быть больше чем 60 календарных дней.

Аннулирование приказа о командировке

В случае отмены приказа о командировке нужно использовать фразу «Признать утратившим силу…». И далее всегда должна следовать ссылка на отменяемый приказ по образцу.

Также указывается дата отмены приказа. Однако есть частая практика дату не указывать, тогда приказ теряет силу сразу после того, как издается новый.

Положение о командировках

При отправлении сотрудников в поездку необходимо оформить всего лишь один документ – распоряжение. Работник по возвращении из служебной поездки обязан предоставить следующий перечень документов, а именно:

• служебная записка;
• документы (чеки, выписки), которые подтверждают совершенные работников расходы за время командировки;
• авансовый отчет.

Рассмотренные выше правила и нормы могут изменяться, дополняться в зависимости от законодательства РФ, однако всегда стоит четко следовать правилам о командировке во избежание проблем с законом. В 2023 году необходимо руководствоваться актуальным законом Правительства РФ от 13.10.2008 (Положение 749).

Порядок оформления приказа в программе 1С рассмотрен в данном видеоуроке: