Правила и порядок заполнения отчета 6 НДФЛ

Как правильно заполнять 6 НДФЛ за 2016 годФункции налогового агента у работодателя не ограничиваются только правильным удержанием налогов с оплаты труда и их своевременным перечислением в бюджет.

На любого работодателя возлагается обязанность по сдаче отчетов, отражающих полноту произведенных удержаний с дохода налогоплательщика.

Поэтому представление Отчета 6 НДФЛ очень важно!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Зачем нужен данный отчет?

Скачать чистый бланк формы 6-НДФЛ и образец заполнения отчета за первый квартал 2016 года.

Форма этого документа введена 14.10.15г. Приказом ФНС РФ №ММВ-7-11/450@. Обязанность ее сдачи утверждена в п.2 статьи 230 Налогового Кодекса РФ и распространяется на всех работодателей, выполняющих функции налогового агента.

Для чего нужен отчет 6 НДФЛ6-НДФЛ (по тексту далее – Расчет, Отчет) является формой контроля исчисленных сумм налогов с доходов работника-налогоплательщика и удержанных работодателем. Его представляют по окончании первого квартала, 6 и 9 месяцев и года, отражая в нем данные с нарастающим итогом. С его помощью налоговые структуры проводят мониторинг соблюдения налоговым агентом своих обязанностей.

Кроме того, данный Расчет позволяет проверить степень отклонения оплаты труда сотрудников от установленного минимума и от среднеотраслевого показателя. Подобное сравнение дает для контролирующих органов основание для проверки работодателя.

На кого возложена обязанность по сдаче Расчета?

В самом приказе, утверждающем Расчет, сказано, что он сдается налоговыми агентами. Т.е. лицами, которые являются источниками извлечения налогоплательщиком (физическим лицом) дохода. На основании налоговой статьи 226 к категории налоговых агентов относят:Кто должен сдавать отчет 6 НДФЛ

  • российские организации;
  • частнопрактикующих нотариусов;
  • предпринимателей;
  • адвокатов, которые учредили свои кабинеты;
  • обособленные подразделения зарубежных юридических лиц, работающие на территории РФ.

На указанные лица возлагаются обязанности налогового агента в том случае, если от них физическое лицо (резидент или нерезидент) получает доход. Начисление и выплата дохода должна производиться на основании трудового или гражданско-правового договора и только обычному гражданину, который не имеет статуса предпринимателя.

Таким образом, если, например, организация не имеет сотрудников, оформленных по трудовому договору, или даже не нанимала работников по договору подряда и по иным основаниям, у нее не возникает необходимости в сдаче Расчета. Однако на текущий момент данное утверждение, что сдавать Отчет не нужно, если нет сотрудников, является спорным. На сегодня многие налоговые инспекции обязывают к сдаче нулевой формы, грозя приостановлением операций по расчетным счетам. Поэтому, чтобы не рисковать, следует заполнить 6-НДФЛ с нулевыми данными. Тем более и заполнять-то придется всего лишь 2 листа: Титульный лист и раздел №1. И сдавать такой Расчет придется ежеквартально!

Порядок сдачи

Порядок заполнения отчета 6 НДФЛФорма может быть представлена и в бумажном виде, и по телекоммуникационным каналам:

  • на бумаге Отчет разрешается составлять только тем налоговым агентам, у которых численность сотрудников меньше 25 человек;
  • в электронном виде могут сдавать все.

При этом важно соблюсти следующее:

  • если Отчет сдается в виде бумажного документа, то сама его форма должна быть машиночитаема (т.е. содержать штрих-код). Допускается заполнение такой формы от руки или с помощью печатающих средств;
  • если 6 НДФЛ предоставляется по телекоммуникационным каналам, то он должен быть обязательно подписан электронной подписью самого налогового агента либо его представителя, и должен представляться в порядке, который утвержден приказом МНС РФ 02.04.02г. №БГ-3-32/169. Формат самого документа для сдачи его в электронном виде установлен ФНС РФ в приказе № MMB-7-11/450@.

Сдается Расчет каждый квартал, но с нарастающими итогами:

  • за 1-й квартал – включительно до 30 апреля;
  • за 2-й квартал (но с результатами за 6 месяцев) – до 31 июля, включая последний день этого месяца;
  • за 3-й квартал (с данными за 9 месяцев) – включительно до 31 октября;
  • за 4 квартал (по итогам года) – включая 1 апреля.

При этом датой, когда Расчет считается представленным, признается:

  • день его фактической подачи, если Отчет в налоговый орган подается лично либо через представителя;
  • день почтовой отправки – при пересылке Отчета вместе с описью вложения через любое отделение «Почты России»;
  • день отправки, который фиксируется при отправлении документа по телекоммуникационному каналу.

Порядок подачи 6 НДФЛ в налоговый органПодается Отчет в налоговый орган:

  • юридическим лицом – по месту регистрации;
  • индивидуальным предпринимателем – по месту своего жительства, которое считается местом регистрации;
  • при наличии у компании обособленного подразделения – по месту учета (нахождения) данных обособленных структур;
  • при использовании предпринимателем патентной системы и (или) системы ЕНВД Расчет представляется им по месту его учета в связи с занятием тем видом деятельности, который разрешает применение указанных налоговых систем.

При сдаче Расчета через представителя налоговый агент должен обеспечить его доверенностью:

  • от юридического лица достаточно доверенности, оформленной в произвольном виде, но с указанием полномочий и реквизитов представителя;
  • чтобы представлять интересы индивидуального предпринимателя, потребуется доверенность, заверенная у нотариуса. В этом случае представитель будет подавать копию такой доверенности, которая удостоверена самим предпринимателем.

Особенности заполнения отчета 6 НДФЛ за полугодие 2016 года представлены в следующем видеосюжете:

Как заполняется данный отчет?

Расчет заполняется без персонификации, т.е. в нем указываются обобщающие показатели – без расшифровки по сотрудникам. Все данные берутся из регистров по учету рассчитанных и удержанных из доходов сумм налога НДФЛ.

При подаче нулевого Отчета заполняются только Титульный лист (в общем порядке) и Раздел №1, в котором проставляются нули.

В остальных случаях подачи Отчета готовятся все листы. При этом, если данные не могут быть изложены на одной странице раздела, тогда необходимо заполнить нужное для полного отражения сведений количество страниц. И на каждой такой странице должен обязательно указываться ее номер по порядку.

Правила и образец заполнения 6 НДФЛ за 2016 годКогда Отчет оформляется на бумаге, то не допускается:

  • применение корректоров и иных подобных средств для устранения ошибки;
  • выполнение печати с двух сторон листа;
  • скрепление листов, которое способно привести к их порче.

При заполнении Титульного листа необходимо учесть следующее:

  1. при подготовке Расчета компанией по обособленному подразделению на Титульном листе в поле, отведенном под КПП, указывается код КПП, присвоенный компании по месту нахождения ее подразделения. В случае, когда сдается Отчет за саму компанию, то указывается КПП по месту ее регистрации;
  2. при указании кода налоговой инспекции следует учесть, что если организация заполняет форму за обособленное подразделение, то ставится код той налоговой инспекции, где данное подразделение прошло регистрацию;
  3. если предприниматель занимается деятельностью по ЕНВД и (или) по патентной системе, то в Отчете он указывает код той инспекции, в какой он зарегистрирован в связи с осуществлением такой деятельности;
  4. в строке «(Налоговый агент)» название организации вписывается сокращенным, а если такового нет, то полным. Название должно соответствовать тому, которое указано в учредительных документах. В этой строке, если Отчет сдается предпринимателем или иным лицом, полностью и в соответствии с удостоверяющим личность документом прописываются его фамилия, имя и отчество. Если же фамилия двойная, то ее вписывают через дефис;
  5. ОТКМО ставится с учетом ряда особенностей:
    • организации указывают ОКТМО той территории, на которой находятся они сами или их обособленные структуры. При этом, если доходы выплачиваются работникам и головной фирмой, и ее подразделением, то составляются 2 Отчета с указанием разных кодов ОКТМО. И эти Отчеты соответственно представляются в разные инспекции;
    • предприниматели должны указывать код ОКТМО, который соответствует их месту жительства. Но если данные лица заняты деятельностью по ЕНВД или патентной системе, то они сдают отчеты в налоговые органы тех территорий, на которых предприниматели зарегистрированы на основании осуществления ими данной деятельности. И, исходя из территории ведения такой деятельности, проставляется ОКТМО.

Правила заполнения титульного листа 6 НДФЛКроме того, важным при заполнении Титульного листа является еще один факт:

  • если Расчет подписывает и подает руководитель фирмы (либо сам предприниматель), то рядом с его подписью ставится код «1»;
  • если же форму подписывает представитель, то указывается код «2», а также его Ф.И.О., а ниже – название документа, каким подтверждаются права представителя. И этот документ в виде копии либо оригиналом прикладывается к Отчету, а количество его листов указывается в соответствующей строчке Титульного листа.

Пошаговая инструкция заполнения 6 НДФЛПри заполнении Раздела №1 важно понимать, что:

  • сам раздел подготавливается с учетом всех ставок НДФЛ, по которым выплачивались доходы. Иными словами Раздел №1 заполняется на каждую из примененных ставок налога;
  • по строке №20 раздела с нарастающим итогом указывается вся сумма доходов сотрудников. Но в данной строке отражается только тот доход, по которому работодатель согласно налоговому законодательству выступает, как налоговый агент;
  • то же самое касается и строчки №30: по ней указывается совокупная величина вычетов с начала года, но только тех, какие предоставлялись налоговым агентом;
  • в строчке №50 проставляется сумма фиксированных авансов, которые зачитываются в счет налога НДФЛ с доходов, получаемых иностранцами, работающими по патентам;
  • в строчке №60 ставится то число сотрудников, которые получили облагаемый налогом НДФЛ доход. При этом если в течение календарного года один и тот же сотрудник был уволен с работы и принят обратно, то в строке 60 данный сотрудник соответствует числу «1». Например, если в марте было 15 сотрудников, в мае 2 уволились, а в июне на работу поступили 6 человек, их которые 2-е вернулись обратно, то в строке №60 будет стоять 19 человек.

В Разделе №2 представлены блоки с повторяющимися строками. Для заполнения каждого такого блока потребуется распределить совокупный доход сотрудников, начисленный с начала года, отдельно по датам, и уже для каждой даты заполнить свой блок. При этом, заполняя строчку №100, следует учитывать нормы налоговой статьи 223 в отношении сроков фактического получения доходов.

Что касается строчки №120, то в ней ставят дату, не позже которой по закону должен быть перечислен в бюджет налог НДФЛ. С 1-го января 2016 года это нужно делать не позже дня, следующего за фактической выплатой дохода. Но это не касается пособий по больничным листам и отпускных.

Что будет за несвоевременную сдачу?

Штрафы за нарушения заполнения и сдачи 6 НДФЛЕсли не сдан вовремя нулевой Отчет, то грозит только приостановка операций по расчетному счету, пока не будет предоставлен Расчет. Но это можно оспорить, поскольку 6-НДФЛ представляют только налоговые агенты.

Если же в срок не сдан Отчет с показателями, то за каждый месяц (полный и не полный) допущения просрочки налогового агента накажут на сумму в 1 000 рублей (статья 126 НК РФ). В случае выявления в таком Отчете ошибок, штраф дополнительно увеличат на 500 рублей за каждый недостоверный документ (статья 126.1 НК РФ).

Кстати, за опоздание с подачей 6-НДФЛ (на основании ст.15.6 КоАП РФ):

  • руководителя компании накажут на сумму до 500 рублей;
  • а предпринимателя – до 300 рублей.

Особенности заполнения и подачи данного отчета представлены в следующем видео материале.
Часть 1:

Часть 2:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Рубрика: Бухгалтерия

Остались вопросы?