Правила и порядок заполнения отчета 6 НДФЛ

Функции налогового агента у работодателя не ограничиваются только правильным удержанием налогов с оплаты труда и их своевременным перечислением в бюджет.

На любого работодателя возлагается обязанность по сдаче отчетов, отражающих полноту произведенных удержаний с дохода налогоплательщика.

Поэтому представление Отчета 6 НДФЛ очень важно!

Зачем нужен данный отчет?

6-НДФЛ (по тексту далее – Расчет, Отчет) является формой контроля исчисленных сумм налогов с доходов работника-налогоплательщика и удержанных работодателем. Его представляют по окончании первого квартала, 6 и 9 месяцев и года, отражая в нем данные с нарастающим итогом. С его помощью налоговые структуры проводят мониторинг соблюдения налоговым агентом своих обязанностей.

Кроме того, данный Расчет позволяет проверить степень отклонения оплаты труда сотрудников от установленного минимума и от среднеотраслевого показателя. Подобное сравнение дает для контролирующих органов основание для проверки работодателя.

На кого возложена обязанность по сдаче Расчета?

В самом приказе, утверждающем Расчет, сказано, что он сдается налоговыми агентами. Т.е. лицами, которые являются источниками извлечения налогоплательщиком (физическим лицом) дохода. На основании налоговой статьи 226 к категории налоговых агентов относят:

• российские организации;
• частнопрактикующих нотариусов;
• предпринимателей;
• адвокатов, которые учредили свои кабинеты;
• обособленные подразделения зарубежных юридических лиц, работающие на территории РФ.

На указанные лица возлагаются обязанности налогового агента в том случае, если от них физическое лицо (резидент или нерезидент) получает доход. Начисление и выплата дохода должна производиться на основании трудового или гражданско-правового договора и только обычному гражданину, который не имеет статуса предпринимателя.

Таким образом, если, например, организация не имеет сотрудников, оформленных по трудовому договору, или даже не нанимала работников по договору подряда и по иным основаниям, у нее не возникает необходимости в сдаче Расчета. Однако на текущий момент данное утверждение, что сдавать Отчет не нужно, если нет сотрудников, является спорным. На сегодня многие налоговые инспекции обязывают к сдаче нулевой формы, грозя приостановлением операций по расчетным счетам. Поэтому, чтобы не рисковать, следует заполнить 6-НДФЛ с нулевыми данными. Тем более и заполнять-то придется всего лишь 2 листа: Титульный лист и раздел №1. И сдавать такой Расчет придется ежеквартально!

Порядок сдачи

Форма может быть представлена и в бумажном виде, и по телекоммуникационным каналам:

• на бумаге Отчет разрешается составлять только тем налоговым агентам, у которых численность сотрудников меньше 25 человек;
• в электронном виде могут сдавать все.

При этом важно соблюсти следующее:

• если Отчет сдается в виде бумажного документа, то сама его форма должна быть машиночитаема (т.е. содержать штрих-код). Допускается заполнение такой формы от руки или с помощью печатающих средств;
• если 6 НДФЛ предоставляется по телекоммуникационным каналам, то он должен быть обязательно подписан электронной подписью самого налогового агента либо его представителя, и должен представляться в порядке, который утвержден приказом МНС РФ 02.04.02г. №БГ-3-32/169. Формат самого документа для сдачи его в электронном виде установлен ФНС РФ в приказе № MMB-7-11/450@.

Сдается Расчет каждый квартал, но с нарастающими итогами:

• за 1-й квартал – включительно до 30 апреля;
• за 2-й квартал (но с результатами за 6 месяцев) – до 31 июля, включая последний день этого месяца;
• за 3-й квартал (с данными за 9 месяцев) – включительно до 31 октября;
• за 4 квартал (по итогам года) – включая 1 апреля.

При этом датой, когда Расчет считается представленным, признается:

• день его фактической подачи, если Отчет в налоговый орган подается лично либо через представителя;
• день почтовой отправки – при пересылке Отчета вместе с описью вложения через любое отделение «Почты России»;
• день отправки, который фиксируется при отправлении документа по телекоммуникационному каналу.

Подается Отчет в налоговый орган:

• юридическим лицом – по месту регистрации;
• индивидуальным предпринимателем – по месту своего жительства, которое считается местом регистрации;
• при наличии у компании обособленного подразделения – по месту учета (нахождения) данных обособленных структур;
• при использовании предпринимателем патентной системы и (или) системы ЕНВД Расчет представляется им по месту его учета в связи с занятием тем видом деятельности, который разрешает применение указанных налоговых систем.

При сдаче Расчета через представителя налоговый агент должен обеспечить его доверенностью:

• от юридического лица достаточно доверенности, оформленной в произвольном виде, но с указанием полномочий и реквизитов представителя;
• чтобы представлять интересы индивидуального предпринимателя, потребуется доверенность, заверенная у нотариуса. В этом случае представитель будет подавать копию такой доверенности, которая удостоверена самим предпринимателем.

Особенности заполнения отчета 6 НДФЛ за полугодие представлены в следующем видеосюжете:

Как заполняется данный отчет?

Расчет заполняется без персонификации, т.е. в нем указываются обобщающие показатели – без расшифровки по сотрудникам. Все данные берутся из регистров по учету рассчитанных и удержанных из доходов сумм налога НДФЛ.

При подаче нулевого Отчета заполняются только Титульный лист (в общем порядке) и Раздел №1, в котором проставляются нули.

В остальных случаях подачи Отчета готовятся все листы. При этом, если данные не могут быть изложены на одной странице раздела, тогда необходимо заполнить нужное для полного отражения сведений количество страниц. И на каждой такой странице должен обязательно указываться ее номер по порядку.

Когда Отчет оформляется на бумаге, то не допускается:

• применение корректоров и иных подобных средств для устранения ошибки;
• выполнение печати с двух сторон листа;
• скрепление листов, которое способно привести к их порче.

При заполнении Титульного листа необходимо учесть следующее:

1. при подготовке Расчета компанией по обособленному подразделению на Титульном листе в поле, отведенном под КПП, указывается код КПП, присвоенный компании по месту нахождения ее подразделения. В случае, когда сдается Отчет за саму компанию, то указывается КПП по месту ее регистрации;
2. при указании кода налоговой инспекции следует учесть, что если организация заполняет форму за обособленное подразделение, то ставится код той налоговой инспекции, где данное подразделение прошло регистрацию;
3. если предприниматель занимается деятельностью по ЕНВД и (или) по патентной системе, то в Отчете он указывает код той инспекции, в какой он зарегистрирован в связи с осуществлением такой деятельности;
4. в строке «(Налоговый агент)» название организации вписывается сокращенным, а если такового нет, то полным. Название должно соответствовать тому, которое указано в учредительных документах. В этой строке, если Отчет сдается предпринимателем или иным лицом, полностью и в соответствии с удостоверяющим личность документом прописываются его фамилия, имя и отчество. Если же фамилия двойная, то ее вписывают через дефис;
5. ОТКМО ставится с учетом ряда особенностей:
   • организации указывают ОКТМО той территории, на которой находятся они сами или их обособленные структуры. При этом, если доходы выплачиваются работникам и головной фирмой, и ее подразделением, то составляются 2 Отчета с указанием разных кодов ОКТМО. И эти Отчеты соответственно представляются в разные инспекции;
   • предприниматели должны указывать код ОКТМО, который соответствует их месту жительства. Но если данные лица заняты деятельностью по ЕНВД или патентной системе, то они сдают отчеты в налоговые органы тех территорий, на которых предприниматели зарегистрированы на основании осуществления ими данной деятельности. И, исходя из территории ведения такой деятельности, проставляется ОКТМО.

Кроме того, важным при заполнении Титульного листа является еще один факт:

• если Расчет подписывает и подает руководитель фирмы (либо сам предприниматель), то рядом с его подписью ставится код «1»;
• если же форму подписывает представитель, то указывается код «2», а также его Ф.И.О., а ниже – название документа, каким подтверждаются права представителя. И этот документ в виде копии либо оригиналом прикладывается к Отчету, а количество его листов указывается в соответствующей строчке Титульного листа.

При заполнении Раздела №1 важно понимать, что:

• сам раздел подготавливается с учетом всех ставок НДФЛ, по которым выплачивались доходы. Иными словами Раздел №1 заполняется на каждую из примененных ставок налога;
• по строке №20 раздела с нарастающим итогом указывается вся сумма доходов сотрудников. Но в данной строке отражается только тот доход, по которому работодатель согласно налоговому законодательству выступает, как налоговый агент;
• то же самое касается и строчки №30: по ней указывается совокупная величина вычетов с начала года, но только тех, какие предоставлялись налоговым агентом;
• в строчке №50 проставляется сумма фиксированных авансов, которые зачитываются в счет налога НДФЛ с доходов, получаемых иностранцами, работающими по патентам;
• в строчке №60 ставится то число сотрудников, которые получили облагаемый налогом НДФЛ доход. При этом если в течение календарного года один и тот же сотрудник был уволен с работы и принят обратно, то в строке 60 данный сотрудник соответствует числу «1». Например, если в марте было 15 сотрудников, в мае 2 уволились, а в июне на работу поступили 6 человек, их которые 2-е вернулись обратно, то в строке №60 будет стоять 19 человек.

В Разделе №2 представлены блоки с повторяющимися строками. Для заполнения каждого такого блока потребуется распределить совокупный доход сотрудников, начисленный с начала года, отдельно по датам, и уже для каждой даты заполнить свой блок. При этом, заполняя строчку №100, следует учитывать нормы налоговой статьи 223 в отношении сроков фактического получения доходов.

Что касается строчки №120, то в ней ставят дату, не позже которой по закону должен быть перечислен в бюджет налог НДФЛ. С 1-го января 2016 года это нужно делать не позже дня, следующего за фактической выплатой дохода. Но это не касается пособий по больничным листам и отпускных.

Что будет за несвоевременную сдачу?

Если не сдан вовремя нулевой Отчет, то грозит только приостановка операций по расчетному счету, пока не будет предоставлен Расчет. Но это можно оспорить, поскольку 6-НДФЛ представляют только налоговые агенты.

Если же в срок не сдан Отчет с показателями, то за каждый месяц (полный и не полный) допущения просрочки налогового агента накажут на сумму в 1 000 рублей (статья 126 НК РФ). В случае выявления в таком Отчете ошибок, штраф дополнительно увеличат на 500 рублей за каждый недостоверный документ (статья 126.1 НК РФ).

Кстати, за опоздание с подачей 6-НДФЛ (на основании ст.15.6 КоАП РФ):

• руководителя компании накажут на сумму до 500 рублей;
• а предпринимателя – до 300 рублей.

Особенности заполнения и подачи данного отчета представлены в следующем видео материале.
Часть 1:

Часть 2: