Правила и порядок составления гарантийного письма

Наверное, для многих обывателей не является секретом тот факт, что современный бизнес представляет собой гибкую систему коммерческих взаимоотношений между партнерами, результатом которой является денежно-товарный бартер.

Стоит также отметить, что партнерами экономических отношений в бизнесе могут выступать, как определенные компании и организации, так и физические лица и индивидуальные предприниматели.

Бизнес отношения между партнерами могут развиваться многими путями и схемами, но одним из основных видов взаимодействия является деловая переписка, главным элементами которой являются правильно составленные письма. Здесь необходимо также упомянуть тот момент, что сообщения подобного рода абсолютно не имеют ничего общего с письмами личного характера, написанными в литературном жанре.

Сообщения деловой переписки составляются согласно установленным правилам, поэтому человеку, собирающемуся заняться коммерческой деятельностью, прежде всего, необходимо знать по каким критериям оформляются письма во взаимоотношениях между партнерами по бизнесу.

Одним из основных видов деловых сообщений является гарантийное письмо, правильное составление и использование которого во многом способствует продвижению и развитию коммерческих взаимоотношений.

Для того, чтобы люди знали как правильно оформлять гарантийные письма, в этой статье мы подробно расскажем о сообщениях подобного рода, для чего они составляются и где используются, а также укажем какие их виды существуют.

Что собой представляет данный документ

Иначе говоря, гарантийное письмо является официальным обеспечением того, что один из партнеров по сделке выполнит возложенные на него обязательства.

Стоит сразу упомянуть о том аспекте, что законодательство не определяет гарантийное сообщение, как документ, имеющий юридическую силу, хотя и скрепляется подписью и печатью одной из сторон сделки.

Как правило, гарантийное письмо оформляется как дополнение к основному договору в том случае, когда один из партнеров имеет сомнения насчет выполнения обязательств, взятых другой стороной сделки.

В каких случаях оно составляется

Прежде всего, стоит знать, что оформление гарантийного сообщения будет наиболее оптимальным в тех сферах жизнедеятельности людей, которые функционируют на основании базовых положений договорного и трудового права.

В большинстве случаев гарантийное сообщение составляется тогда, когда одна из сторон коммерческого договора нарушила согласованные обязательства по выплате денежных средств, и чтобы избежать судебной тяжбы, неплательщик направляет кредитору или поставщику продукции данный вид письма.

Как происходит регистрация и учет

Когда приходит гарантийное письмо в организацию или компанию, секретарь учреждения должен выполнить следующий порядок работ:

• фиксирует поступление гарантийного обязательства в журнале регистрации входящей документации;
• присваивает порядковый регистрационный номер письму;
• подшивает документ в папку входящей корреспонденции.

Правила составления

Вполне резонно предположить, что, так как гарантийное сообщение является официальным документом, то, соответственно, к его составлению предъявляются определенные критерии, которые выражаются в следующих важных моментах:

• объем письма должен помещаться на одном листе формата А4;
• краткость написания заключается в том, что информация должна быть представлена достаточно лаконично, без длинных предложений и больших по содержанию фраз;
• письмо не должно содержать фраз типа «возможно» или «в случае», иначе говоря, должно присутствовать конкретика фраз и точных цифр;
• сообщение должно быть написано строго в деловом стиле, без употребления просторечных слов и жаргонного сленга;
• должна быть в полном объеме произведена расшифровка подписи, иначе говоря, фамилия, имя, отчество, должность, контакты и прочая точная информация должна быть раскрыта
  полностью.

Придерживаясь вышеописанных рекомендаций, вы без особого труда правильно составите гарантию обязательств.

Форма и структура документа

Немаловажным является тот факт, что написание гарантийного обязательства может иметь произвольную форму, однако стоит всегда придерживаться лаконичного и делового стиля при написании этого вида документа.

Что же касается структуры текста гарантии, то она должна соответствовать аспектам, освещающим следующие информационные моменты:

• полностью фамилия, имя, отчество отправителя или наименование организации;
• юридический адрес гаранта;
• фактический адрес проживания отправителя;
• реквизиты отправляющей стороны, которые могут быть представлены в виде индивидуального налогового номера  и так называемого «кода причины постановки» на налоговый учет;
• основной блок гарантийного письма, который в себе должен содержать конкретную информацию, например, срок исполнения договоренности, конкретная сумма и срок погашение задолженности и прочее;
• если организация является юридическим лицом, то в гарантийном письме обязательно наличие штампа гербовой печати, также подписей руководителя и главного бухгалтера;
• для индивидуального предпринимателя достаточно наличие подписи;
• в конце текста обязательно должно быть наличие даты составления гарантийного обязательства.

Обязательные фразы основного блока

Считается, что в тексте гарантийного письма оптимальным и целесообразным будет употребление следующих словосочетаний:

• даем гарантию;
• подтверждаем своевременную оплату;
• гарантируем оплатить в полном объеме сумму задолженности;
• обязуемся осуществить оплату;
• настоящим подтверждаем платеж.

Особенности разных видов гарантийных писем

В предыдущих разделах статьи мы указали основную схему составления гарантийного сообщения. Однако стоит отметить тот факт, что при разных ситуациях составляются различные виды гарантий, которые имеют свою определенную специфику.

Чтобы понимать особенности оформления разных видов гарантийных писем, мы выделили важных аспектов в следующих тезисах:

1. Подтверждение оплаты по задолженности за предоставленные товары или услуги.
   Основными моментами этого вида гарантии являются следующие моменты:
   • дается гарантия расчета за поставленные товары;
   • указывается точная сумма и срок погашения задолженности;
   • оформляется при возникновении форс-мажорной ситуации, возникшей в период действия заключенного договора между сторонами.
2. Гарантия на предоставление услуг или выполнение работ должна включать следующие нюансы:
   • подробно описывается вид предполагаемых работ;
   • четко ограничиваются сроки выполнения;
   • соответствие результата работ нормативам ГОСТа и других систем стандартности;
   • указать фактический адрес объекта недвижимости, на котором будут произведены работы.
3. Гарантийное обязательство при оформлении юридического адреса организации имеет следующие особенности:
   • оформляется юридическим лицом, которое не имеет собственного помещения для регистрации адреса или его арендует;
   • документ предназначен для предоставления в налоговые органы с целью регистрации организации или компании, которая будет арендовать объект недвижимости;
   • гарантия должна содержать согласие арендодателя на предоставление адреса данного помещения для оформления юридического адреса арендуемой организации;
   • в тексте должна быть детально раскрыта информация, касающаяся всех характеристиках арендуемого объекта недвижимости;
   • к гарантийному письму в качестве приложения должна быть приложена копия свидетельства о праве владения помещения арендодателем.
4. Гарантийное сообщение в банк имеет следующие свойства:
   • письмо составляется как одна из форм обеспечения кредитного договора;
   • документ должен содержать полную информацию о реквизитах кредитуемого лица, регистрационный номер кредитного договора, сумму займа, а также процентная ставка за пользование кредитной линией;
   • срок действия гарантийного обязательства в банк должен быть на 15–20 дней больше от окончательной даты погашения кредита.
5. Гарантийное письмо о прохождении практики в своем содержании должно иметь следующие положения:
   • фамилия, имя, отчество учащегося;
   • полное название компании, в которой студент будет проходить практику;
   • сроки прохождения практики;
   • указать лицо, к которому предназначено предоставление гарантийного письма, как правило, адресатом является ответственный работник учебного заведения;
   • дата составления и подпись руководителя предприятия.
6. Гарантийное обязательство для приглашения иностранца должно содержать следующую информацию:
   • реквизиты иностранца и его фактический адрес проживания;
   • данные о российской стороне, которая принимает иностранного гражданина;
   • меры, применяемые для обеспечения иностранца жильем, медицинской помощью и финансовыми средствами на весь период пребывания в стране;
   • затраты, затрачиваемые на выезд иностранного гражданина в родную страну.
7. Гарантийное сообщение для получения визы.
   Спонсорское письмо для визы может быть написано в произвольной форме, однако в нем стоит указать ряд следующих аспектов:
   • паспортные данные спонсора, иначе говоря, заинтересованного лица и непосредственно самого заявителя;
   • страна пребывания;
   • дата путешествия;
   • подтверждение родственной связи между заявителем и лицом, предоставляющим средства на поездку;
   • доказательства платежеспособности заинтересованного лица, способного обеспечить проезд, проживание и медицинскую помощь заявителю в стране пребывания.

Таким образом, в этой статье мы в доступной форме раскрыли понятие «гарантийного письма», а также раскрыли суть содержания отдельных видов этого документа.

Надеемся, что информация, изложенная в статье, станет для вас достаточно полезным источником знаний в этой области.

О необходимости составления гарантийных писем рассказано в следующем видеосюжете: