Электронная отчетность

Сама возможность передачи отчетности в электронном виде появилась сравнительно недавно.

Сегодня существует достаточное количество программных продуктов, которые облегчают эту задачу.

При выборе конкретного продукта важно учесть все его особенности, достоинства и недостатки.

Кто и когда должен сдавать отчетность в электронном виде

Но чтобы его можно было использовать, необходимо выбрать аккредитованный центр сертификации ключей и заключить договор с государственной структурой. Это понадобится, чтобы сгенерировать свои ключи, которые используются для формирования печатей и электронных подписей.

Обратите внимание! Для разных видов отчетов и определенных государственных структур используются разные ключи.

Налоговая

Передача отчетности в налоговую инспекцию в электронной форме отличается своими особенностями, их необходимо соблюдать, чтобы подавать сведения своевременно:

1. Сертификат ключа, необходимый для электронно-цифровой подписи, необходимо зарегистрировать в информационной системе ФНС РФ.
   Подобная процедура может занять как несколько часов, так и несколько дней.
2. Отчетность, направляемая в электронном виде, будет датироваться временем подтверждения у оператора. Это займет около двух часов с того момента, когда произошла отправка.
3. Налогоплательщик получает извещение о том, что данные получены. Также предоставляются отчеты о приеме и вводе данных в систему. Если были выявлены проблемы, он получит информацию об ошибке.

Страховые взносы

Страхователи представляют следующие виды отчетности:

• По страховым взносам, которые вносятся на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
• Сведения индивидуального персонифицированного учета по каждому застрахованному сотруднику.

Благодаря единой форме отчетности получается сократить объемы информации и исключить несоответствия между различными страхователями.

Пенсионный фонд

При этом необходимо предпринять ряд действий:

• Заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте;
• Приобрести и установить ПО;
• Получить сертифицированную электронно-цифровую подпись.

Обратите внимание! Датой предоставления отчетности будет считаться дата, которая формируется в процессе создания квитанции о приеме в ПФР. Она формируется до двух недель. Поэтому отчетность следует подавать заблаговременно.

Добровольная сдача электронной отчетности через интернет

Отчетность в электронном виде сдается по желанию страхователя или налогоплательщика. Но все же, в последние годы наблюдается тенденция к ее переводу в электронную форму. Это удобно не только для сдающих отчетность, но и для проверяющих инстанций.

Сотрудникам государственных структур не приходится затрачивать время на обработку бумажных отчетов. Кроме того, их не приходится хранить. Что касается компаний и ИП, им не приходится проводить много времени в фондах и налоговых инспекциях. К тому же, это существенно сокращает вероятность ошибок в результате человеческого фактора.

Преимущества и недостатки такого способа подачи отчета

Процедура предоставления отчетов посредством электронных систем не является сложной. Она не требует специальных знаний. Но у нее есть не только достоинства, но и недостатки.

К достоинствам данного способа отчетности можно отнести следующие:

• Оперативность передачи данных;
• Доступность;
• Минимизация ошибок;
• Актуальность;
• Экономия средств;
• Повышенная конфиденциальность;
• Независимость от конкретного сотрудника;
• Удобство передачи сведений.

Выделяют следующие недостатки данной системы;

• Финансовые затраты, хотя они и несущественные;
• Наличие компьютера и доступа в интернет;
• Вероятность технических сбоев, во время которых часть сведений может пропасть.

Порядок формирования и процедура подачи отчетов

В первую очередь необходимо обратиться в Государственный центр сертификации ключей. Это необходимо для получения открытого ключа. Здесь вам предложат подать документы, список которых отличается для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Каждый ключ записывают на отдельный цифровой носитель, который представляется заявителем.

Обратите внимание! Вам необязательно обращаться за получением ключей в государственный центр сертификации. Ключи можно получить и в частном органе, но в данном случае они обойдутся дороже.

Обзор программ для данной процедуры

Существуют различные программы, которые позволяют подавать отчетность в электронном виде. У каждой такой программы есть свои достоинства и недостатки.

Астрал

Этот программный продукт позволяет передавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и некоторые другие государственные организации. Это ПО использует более 400 тысяч компаний по всей России.

Выделяют следующие ее преимущества:

• Небольшие требования к скорости Интернета;
• Наличие профессиональной технической поддержки;
• Невысокая стоимость;
• Возможность работать с актуальными формами отчетов;
• Возможность сдавать отчеты, подготовленные в любой бухгалтерской программе.

Что касается недостатков, спорным моментом является хранение информации на персональном компьютере.

Возможности и преимущества данного комплекса рассмотрены в следующем видеосюжете:

Тензор

В последние годы данная компания становится лидером на рынке электронной отчетности. Это видно по росту количества клиентов. Программа электронной отчетности зарекомендовала себя в качестве надежного и проверенного инструмента предоставления отчетности посредством интернета. Она предоставляет возможность передачи сведений в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

Выделяют следующие преимущества:

• удобство установки и подключения;
• многочисленные дополнительные сервисы.

Стоимость подключения одной компании составляет от 12 тысячи рублей. Это не всегда доступно для начинающих предпринимателей.

1С

Это одна из самых известных программ.

Она имеет ряд преимуществ:

• множество дополнительных интерфейсов;
• планировщик оплат и контроль счетов;
• возможность учета оплат по пластиковым картам;
• удобный интерфейс;
• простая передача электронной отчетности;
• возможность обновления через интернет.

Выделяют следующие недостатки данного программного обеспечения:

• относительно высокая стоимость программного обеспечения;
• ежегодная подписка;
• возможность обновления только с помощью программиста, так как при самостоятельных работах можно потерять часть сведений.

Видеоинструкции к программному обеспечению 1С Отчетность смотрите в следующем ролике:

Аргос

Это простая, интуитивная и небольшая программа. Она позволяет подписывать и шифровать документы, придавая им юридическую значимость.

В результате появляется возможность передавать отчетность в проверяющие организации. Документы можно передавать при помощи любой почтовой программы. Подписанные документы будут храниться на стороне пользователя, что не всегда безопасно.

СБИС

Данная программа может устанавливаться на персональный компьютер и онлайн-систему. Данные между ними могут синхронизироваться.

Передача отчетов осуществляется не по почтовому протоколу, а по прямому каналу с оператором. Это позволяет получить подтверждение о получении моментально. Почтовый канал может использоваться в качестве резервного, чтобы увеличить надежность системы. Таким образом, достигается беспрецедентная надежность всей системы.

Обзор данного программного обеспечения представлен в следующем видеоматериале:

Другие

Среди других программ можно выделить Контур и Такском.

Программный продукт Контур имеет следующие преимущества:

• оператор сам следит за обновлениями, так как система устанавливается на его сервере;
• подтверждение о доставке отчетности является моментальным.

Что касается недостатков, необходим хороший постоянный канал Интернета. Если произойдет обрыв связи во время заполнения отчетности, данные будут утеряны.

Что касается программного продукта Такском, он представляет собой локально установленную на компьютере программу. Отчетность передается посредством почтового протокола по принципу действия стандартных почтовых клиентов.

Выделяют следующие преимущества:

• отчетность хранится у клиента, но в зашифрованном виде;
• нет необходимости в надежном и постоянном канале интернета.

Недостатком является то, что подтверждение о получении отчетности приходит с небольшой задержкой.

Важные моменты при выборе подходящей программы для отправки отчетности

Вы должны учитывать, что программное обеспечение может быть рассчитано на определенную специфику и разный объем работы. все это сказывается на его стоимости и производительности.

При подборе программы необходимо учитывать следующее:

1. В какие органы вы планируете сдавать отчетность;
2. Оперативность и доступность технической поддержки клиентов;
3. Ценовая политика и платность дополнительных сервисов;
4. Удобство подключения и установки.

Учитывайте, что на стоимость программного обеспечения оказывают влияние различные факторы. Среди них можно выделить необходимость подключение дополнительных модулей и количество пользователей, которые будут работать с программой.

Таким образом, электронная отчетность имеет свои достоинства, главными из которых является экономия времени и функциональность. Но при этом необходимо учитывать и некоторые недостатки систем, которые для вас могут быть существенными.