Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.
Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.
Содержание
Актуальность и перспективы развития данной должности
Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.
Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.
Преимущества и недостатки работы помощником
Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.
К положительным сторонам занимаемого поста относятся:
- близость к начальству;
- постоянный доступ к актуальной информации;
- возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
- возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
- работа в комфортной обстановке.
Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:
- частые командировки;
- ненормированный рабочий график;
- нахождение в стрессовой ситуации;
- эмоциональные срывы начальства;
- необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.
Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.
Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:
- коммуникабельность;
- уверенность в себе;
- способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
- правильно поставленная речь;
- определенная жесткость;
- твердая жизненная позиция.
В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.
Обязанности секретаря-делопроизводителя рассмотрены в этой статье.
О профессии супервайзера читайте в данном материале.
Должностные обязанности
Помощник руководителя обязан:
- правильно спланировать рабочий день руководителя;
- приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
- организовывать встречи и переговоры;
- следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
- обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
- выезжать в командировки по заданию фирмы;
- соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
- выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
- поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
- поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
- заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
- заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
- заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
- вести запись на прием к руководителю;
- поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
- выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
- выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.
Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.
Права и ответственность
Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.
Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:
- предоставления рабочего места;
- оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
- предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.
Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.
Особенности оформления резюме
Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:
- опыт и стаж работы;
- наименование предыдущих мест работы в данной должности;
- степень владения компьютером и необходимыми программами;
- уровень владения иностранными языками;
- опыт работы с документами;
- наличие высшего образования;
- наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.
При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.
Особенности работы в различных сферах деятельности
В общественной приемной у депутата
Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.
У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.
Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.
Отдел кадров
Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.
Отдел продаж
Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.
Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.
Художественный руководитель
Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.
Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.
О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:
Оставить комментарий